Manuscrits et archives

Les fonds d’archives sont décrits dans des inventaires, qui sont structurés selon la norme internationale de description archivistique ICA-ISAD(G) (International Standard Archival Description, General).

Les inventaires sont les principaux instruments de recherche des fonds d’archives, avec des possibilités de recherche en plein texte, par titre, par date et par cote. Une version papier est également disponible dans la salle de consultation.

La norme ISAD(G) est basée sur la notion de niveaux de description. Dans les inventaires, on trouve les niveaux de description suivants :

• niveau supérieur : le fonds ;
• niveaux intermédiaires : les séries, sous-séries, sous-sous-séries, etc. jusqu’à un maximum de six niveaux (indiqués respectivement «serie, sserie», «ssserie», etc.) ;
• niveau inférieur, ou unité de base de la description : le dossier, plus rarement la pièce.

Un inventaire comprend les informations suivantes : un plan de classement, une description générale du fonds, et une description des séries,  sous-séries et dossiers. Le point d’accès principal aux dossiers, dans lesquels sont classés les documents, est la cote.

Le système de cotation des Archives fonctionne de la manière suivante :

• la cote attribuée au niveau du fonds est soit un nombre, pour les fonds publics (fonds du Secrétariat général → 110), soit le nom du producteur ou un acronyme pour les fonds privés (fonds Francis Ley → Ley) ;
• la cote attribuée au niveau de la série est une lettre de l’alphabet, en majuscule ;
• la cote attribuée au niveau des sous-séries est un nombre (de 1 à N) ;
• la cote attribuée au dernier niveau, généralement le dossier physique est un nombre (de 1 à N).

On sépare les cotes du fonds, de la série et de la sous-série par un point, et celle du dossier physique (fourre) par une barre oblique.

Par exemple, la cote 340.E.1.283/5 se décompose comme suit :

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