Manuscrits et archives

En 2000, suite à une importante réorganisation, le Secrétariat général est rebaptisé Administration centrale.

A l'origine, ce qui deviendra le secrétariat général, apparait avec la création du Conseil administratif en 1842 sous le nom de Bureau du Conseil administratif. A partir de 1892, l'habitude est prise d'en parler au pluriel sous la forme Bureaux du Conseil administratif.

Entre 1843 et 1901, une entité dénommée Secrétariat prend forme au sein des Bureaux du Conseil administratif. Son existence est officiellement attestée avec la création en 1901 d'un poste de chef de bureau du Secrétariat. Il est cependant probable que ce Secrétariat existait préalablement à la création de ce poste.

Le Secrétariat est réorganisé dans les premières années du 20e siècle. C'est à cette époque il reçoit le nom de "Secrétariat général" dont l'utilisation est avérée à partir de 1907. A cette époque, les termes de Secrétariat, Secrétariat du Conseil, Secrétariat du Conseil administratif ou encore Secrétariat général sont courament utilisés comme synonymes. Le terme de Secrétariat général finira cependant par s'imposer et le service conservera ce nom jusqu'au début des années 1990.

A l'occasion de la fusion des communes urbaines au début des années trente, le service subit quelques modifications pour s'adapter à cette nouvelle situation.

Les années nonante sont une période difficile pour le Secrétariat général qui subit de multiples réorganisations. Il sera même supprimé entre 1994 et 1996.

La situation résultant de la disparition du service n'étant pas satisfaisante, le Secrétariat général est reconstitué en 1996. La formule Secrétariat général du Conseil administratif est alors parfois utilisée pour ce nouvel avatar du Secrétariat général.

A partir de l'année 2000, la mission du service peut se définir ainsi: "apporter l'assistance et le conseil nécessaires à l'organe exécutif de la Ville. A cet effet, l'Administration centrale organise et prépare les délibérations hebdomadaires du Conseil administratif, assure le suivi de ses décisions et lui apporte un conseil juridique. Le service coordonne également les activités du Conseil municipal (préparation, organisation et suivi des séances, établissement du Mémorial). L'Administration centrale collabore étroitement avec les directions des départements. Les Archives, la Documentation, l'Information et la communication sont aussi placées sous sa responsabilité de même que les projets relatifs à l'Agenda 21 municipal".

Antérieurement à la période des années 1990 on se soucie peu de définir avec précision la mission du Secrétariat général. Il fonctionne et gère les tâches qui lui ont été confiée au cours du temps. Au 19e siècle, outre ses activités de secrétariat pour le compte du Conseil administratif et la tenue du mémorial des séances du Conseil municipal, le Secrétariat est également responsable des archives, de la comptabilité générale et des tâches d'économat. Le Secrétariat a également tenu très tôt une responsabilité importante dans l'organisation des fêtes et des réceptions organisées par la Ville de Genève. Il relève encore de ses compétences de délivrer les certificats et attestations accordées par le Conseil administratif. Finalement, il était concerné par les questions relatives aux legs et héritages en faveur de la Ville de Genève, ce qui explique le besoin, dès le 19e siècle, d'un homme de loi dans les Bureaux du Conseil administratif.

Le coeur de la fonction du secrétaire général (actuellement directeur général de l'Administration municipale) a peu changé au cours du temps. Il consiste essentiellement à assister aux séances du Conseil administratif et à en tenir le procès-verbal. D'une manière générale, le secrétaire général transmet les décisions du Conseil administratif et coordonne les activités de l'administration en lien avec les décisions du Conseil administratif et du Conseil municipal. Il est également le chef du personnel de l'Administration municipale.

En 1997, la mission du nouveau Secrétariat général du Conseil administratif est déclinée comme suit : « Les missions du Secrétariat général consistent à assurer les conditions nécessaires au bon fonctionnement du conseil administratif. Le Secrétariat général assure en outre la logistique des missions du secrétaire général, qui se décomposent en tâches de : chancellerie, direction, coordination, supervision de la gestion du personnel et représentation ».

Procès-verbal de la séance du Conseil administratif du 16 août 1842, 03. PV.1; p. 18.

Procès-verbal de la séance du Conseil administratif du 28 novembre 1903, 03. PV.62; p. 345.

Rapport de gestion du Conseil administratif à l'appui des comptes 2002, p. 44.

Rapport de gestion du Conseil administratif à l'appui des comptes 2002, p. 2.1/04

En 2006, l'ancien Secrétariat général porte le nom d'Administration centrale. Il dépend de la direction générale (ex administration générale), une structure placée directement sous la responsabilité du Département des autorités. Ce nouveau département est dirigé par le directeur général de l'administration municipale (ex secrétaire-général).

A sa création en 1842, le Bureau du Conseil administratif (futur secrétariat général) comprend un secrétaire et un expéditionnaire. Un teneur de livre et un huissier viennent rapidement s'adjoindre à ceux-ci faisant ainsi passer le personnel du service à 4 personnes. Les services de l'administration municipale sont alors mêlés à ceux de l'administration cantonale au sein de l'Hôtel-de-Ville.

En 1875, le Bureau du conseil administratif emménage dans les locaux du nouvel Hôtel municipal (4 rue de l'Hôtel-de-ville), contigu à l'Hôtel-de-Ville.

L'utilisation du terme secrétaire général pour le chef du Bureau du Conseil administratif est avérée dès 1883. Le terme de secrétaire est cependant toujours sporadiquement utilisé au début du 20e siècle.

En 1885 un premier économat est formé de manière très informelle. Son fonctionnement étant peu satisfaisant, il sera complètement réorganisé en 1895 et doté d'un règlement officiel. En 1968, il quittera le Secrétariat général pour devenir un service à part entière sous l'appellation de "Service des achats".

Au tournant du siècle, le service s'est agrandit et compte un plus grand nombre d'employés. Sans que le détail des opérations soit très clair, le Bureau du conseil administratif est réorganisé à cette époque pour remédier aux "conditions déplorables dans lesquelles il travaillait précédemment". C'est ainsi qu'en 1901 apparaît au budget un poste de chef de bureau du Secrétariat qui décharge le secrétaire général de la gestion administrative quotidienne de ce service. Ce chef de bureau devient secrétaire adjoint l'année suivante. De plus, les tâches du Bureau du Conseil administratif devenant plus vastes, celui-ci apparaît à partir de 1902 avec des subdivisions au sein du budget de la Ville de Genève. Il comporte dès lors un secrétariat, à côté de la caisse centrale et de la comptabilité générale. C'est enfin en 1903 que le service chargé de s'occuper des naturalisations, sous le contrôle du secrétariat, se dote d'un véritable chef de service. Celui-ci est également chargé de la fonction d'archiviste. Il s'agit alors de décharger le secrétaire-adjoint de ces fonctions qui étaient précedement les siennes et qu'il ne parvient plus à remplir. On apprend d'ailleurs que le secrétaire-adjoint est, déjà à l'époque, "un homme de loi". Dans les années qui suivent cette réorganisation, le Secrétariat prend le nom de Secrétariat général. L'appellation lui restera jusque dans les années 1990.

En 1932, suite à la fusion des quatre communes urbaines, le Secrétariat général est remanié pour s'adapter à la nouvelle configuration de l'administration municipale. Il y gagne quelques postes au passage. Neuf employés (dactylos, commis, huissier...) secondent le secrétaire général et le secrétaire adjoint dans leurs tâches. Un « Conservateur du Parc de La Grange et des Eaux-Vives chargé des réceptions » fait également son apparition au sein du service. Son arrivée confirme la responsabilité sans doute déjà ancienne du service dans l'organisation des réceptions.

En 1943, le "secrétaire adjoint" devient le "secrétaire général adjoint". En 1946 apparaît un poste de « fonctionnaire juriste » qui devient « secrétaire juriste » en 1948. Au cours des décennies suivantes, les postes de secrétaire-général adjoint et secrétaire juriste vont connaître des phases de cohabitations ou de brèves éclipses, disparaissant pour réapparaître quelques années plus tard.

Au début des années nonante, le Secrétariat général est devenu une entité importante comprenant le Secrétariat du Conseil administratif, le Secrétariat du Conseil municipal, les Archives municipales, l'unité d'Information et communication, l'Office du personnel, la Planification à long terme, l'Ingéniererie du Conseil administratif, la Caisse de retraite (CAP) et le Centre vidéo. Mais le Secrétariat général entre alors dans une période particulièrement mouvementée de son histoire. En effet, ce service va subir d'incessantes modifications et réorganisations.

Son organigramme est retouché une première fois en 1993. A cette occasion, le Secrétariat général perd l'essentiel de sa substance et ne conserve que les Archives, l'Informations-communications et le Centre-Vidéo. Le reste de ses anciennes unités est transféré à l'Administration générale. Enfin, en 1994, le Secrétariat général est tout simplement supprimé. Les quelques unités qui lui restaitent ne sont toutefois pas démantelées mais directement rattachées à l'Administration générale.

En juin 1996, le Secrétariat général est reconstitué. Ce nouveau Secrétariat général, parfois appellé Secrétariat général du Conseil administratif, rassemble les 4 services suivants : le Secrétariat du Conseil municipal, le Secrétariat du Conseil administratif, le Service d'information et communication et le Service des archives. Il est directement dirigé par le secrétaire général. Il constitué d'une trentaine de personnes pour 29,3 postes.

En 2000, le "Secrétariat général" prend le nom "d'Administration centrale". Cette nouvelle entité est dirigée par un(e) "Chef(fe) de l'administration centrale" et elle rassemble environ 70 collaborateurs au sein du Palais Eynard. Elle comprend l'assistance et conseil du Conseil administratif, le secrétariat du conseil municipal, les archives, la documentation, l'information et la communication ainsi que l'agenda 21.

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