Manuscrits et archives

Restrictions de consultation
Les documents d’archives sont librement consultables. Cependant, ce libre accès ne peut s’appliquer qu’une fois écoulés les délais de protection prévus par la Loi sur les archives publiques (LArch).

Le fait que des documents  figurent dans les descriptions des inventaires en ligne ne garantit pas qu’ils soient consultables.

Selon la loi genevoise, le délai général de protection est de 25 ans après la clôture du dossier. Il s’applique à la grande majorité des documents. Une fois passé ce délai, les documents sont consultables librement.

Pour les documents classés selon les noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité, un délai de protection supplémentaire de 10 ans après la mort de la personne vient, le cas échéant, s’ajouter au délai général de 25 ans. Si la date de décès est inconnue, c’est un délai de 100 ans après la naissance qui s’applique ; si la date de naissance est inconnue, c’est un délai de 100 ans après l’ouverture du dossier qui s’applique. Si aucune de ces dates n’est connue, le délai est de 100 ans après l’ouverture du dossier.

Il est toutefois prévu que les documents qui auraient pu être accessibles avant leur versement aux Archives en vertu de la Loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD), demeurent accessibles pendant 5 ans après leur archivage.

A l'expiration des délais de protection ci-dessus, l'accès aux archives peut encore être limité en considération d'un intérêt public ou privé majeur et manifestement prépondérant qui s'y opposerait.

Par ailleurs, en ce qui concerne les fonds privés, il peut exister certaines conditions particulières. En effet, les conventions relatives à ces fonds prévoient parfois des délais spécifiques, voire des demandes d’autorisation de consultation.

En outre, le mauvais état de conservation de certains documents peut faire obstacle à leur consultation.

Enfin, on ne peut pas emprunter les documents d’archives pour les emporter chez soi.


Respect des données personnelles
Certains dossiers peuvent contenir des données personnelles, médicales, judiciaires, professionnelles, etc., dignes de protection. Les consultants et consultantes veillent à respecter la sphère privée des personnes citées. Toute diffusion publique d'informations susceptibles de blesser autrui dans son honneur ou sa sphère privée constitue une atteinte illicite à la personnalité au sens de l'article 28 du Code Civil Suisse. Toute personne participant à une telle divulgation pourrait être poursuivie par le lésé ou ses ayants droits. La violation des principes énoncés ci-dessus engage la responsabilité de la personne qui effectue la consultation.

En outre, la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), dont l’art. 1 stipule
qu’« [elle] vise à protéger la personnalité et les droits fondamentaux des personnes qui font l’objet d’un traitement de données », prévoit également des sanctions pénales en cas de violation.


Respect de la loi sur le droit d'auteur
Certains documents sont soumis à la Loi sur le droit d'auteur.  L’utilisation des œuvres au sens de la Loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA) telles que, sans être exhaustif, manuscrits non publiés, plans, photographies, œuvres cinématographiques et autres œuvres visuelles et audiovisuelles, est soumise, au-delà de la consultation et du droit de citation, à autorisation des ayants droit.