Comment consulter les archives?
Qui peux consulter les Archives?
En vertu du principe affirmé par la Loi sur les archives publiques (LArch), toute personne peut librement et gratuitement consulter les documents.
Quels documents sont consultables?
La loi prévoit comme règle générale que tout dossier clos depuis plus de 25 ans peut être consulté. Il existe toutefois des exceptions. De plus amples informations sont disponibles sur la page « restriction de consultation ».
Les documents sont-t-ils disponibles sur internet ?
Seule une partie limitée des documents des Archives de la Ville a été numérisée. Les documents numérisés se trouvent dans la rubrique « Archives numérisées » de ce site. L'ensemble des documents numérisés disponibles en ligne sont réuni dans la page « Accès à tous les documents ». Lorsqu'un document numérisé est disponible, il est signalé dans son inventaire par une vignette qui permet de le visionner directement ainsi que par une icône de trombone (
) dans le plan de classement.
Les documents papier sont mis à disposition dans notre salle de consultation au Palais Anna et Jean-Gabriel Eynard.
Comment consulter ?
- Remplir une fiche d’inscription lors de sa première visite de l’année en cours, en mentionnant l’objet de sa recherche ;
- Faire une recherche dans les inventaires afin de repérer les documents ou s’adresser à l’archiviste en salle de consultation ;
- Commander les documents désirés en remplissant sur place un bulletin de commande par document ou en réservant les documents à l’avance par courrier électronique ;
- Prendre soin des documents consultés ;
- Pour tout document employé dans le cadre d'une recherche ou d'une étude, citer les sources ;
- Respecter les lois et règlements en vigueur.
Délai de mise à disposition des documents
Les documents sont en principe mis à disposition immédiatement. En fonction de la quantité demandée, ils sont rendus disponibles par lots successifs.
Cependant, certains documents ne sont pas conservés au Palais Anna et Jean-Gabriel Eynard. Pour ces documents, il faut prévoir un délai de livraison de 48 heures. Le personnel de la salle de consultation se tient à disposition pour signaler les documents concernés.
Il est possible de réserver des documents à l’avance via courrier électronique afin qu’ils soient immédiatement disponibles en salle au moment d’effectuer la consultation. Plus d’information se trouvent dans la page « réservation ».
Outils de recherche
- Les inventaires présentent les fonds conservés décrits selon la norme internationale ISAD(G).
- Les notices d’autorité présentent les producteurs des fonds décrit selon la norme internationale ISAAR(CPF).
- Les bordereaux de versements contiennent les informations concernant les documents qui ont été transférés aux Archives de la Ville et pour lesquels il n’existe pas encore d’inventaire (pour chaque article, une cote, un intitulé et les années extrêmes).
Facilités en Salle de consultation
- Les ordinateurs portables sont admis dans la salle de consultation.
- Il est possible de prendre des photographies des documents, mais uniquement sans flash.
- Accès Wi-Fi libre et gratuit dans la salle. Des informations détaillés de connexion se trouvent sur la page « Accès Wi-Fi » du site de la Ville.
Photocopies et Copies numériques
Il est possible de demander des photocopies et numérisation des documents dans la mesure où leur état de conservation le permet. Les photocopies sont effectuées par le personnel des Archives. Tarifs (TVA comprise):
- Photocopie noir et blanc / couleur A4 CHF 0.30
- Photocopie noir et blanc / couleur A3 CHF 0.40
- Copie numérique (PDF, JPG) CHF 0.30
Lois et règlements
L’accès aux documents d’archives est encadré par les lois et règlements suivants :
- Le règlement de la salle consultation édicté par la Ville de Genève ;
- Les dispositions légales en matière de consultation, contenues dans la Loi sur les archives publiques (LArch) et son règlement d'application, ainsi que dans la Loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD) et son règlement d’application ;
- Les prescriptions légales en vigueur relatives à la protection de la personnalité ;
- Les dispositions contenues dans la Loi sur le droit d'auteur (LDA) ;
De plus amples informations sont disponibles sur la page « restriction de consultation »
Règlement de la Salle de consultation
Les prescriptions en matière de manipulation des documents sont fixées dans le Règlement de la Salle de consultation des Archives de la Ville de Genève.
Les archives sont par définition des pièces uniques. Il convient de les traiter avec respect et précaution.
C’est pourquoi il est interdit de :
- consommer des boissons ou de la nourriture dans la salle de consultation ;
- fumer dans la salle de consultation.
De même, il convient de veiller à :
- ne pas manipuler les documents sans s’être lavé les mains ;
- ne pas plier les documents ;
- ne pas consulter plus d’un carton ou d’un dossier à la fois ;
- ne pas modifier le classement initial ;
- ne pas sortir les documents de la salle de consultation ;
- ne pas annoter les documents (même pour corriger une faute) ;
- ne pas s’appuyer ou poser du papier sur les documents consultés ;
- ne pas s’humecter les doigts pour tourner les pages ;
- ne pas apposer de marques sur les documents, ni effacer quoi que ce soit ;
- ne pas empiler les volumes, ni poser les documents sur le sol ;
- ne pas utiliser de colle forte, ruban adhésif, liquide correcteur ou instruments tranchants à proximité des documents ;
- remettre en ordre les documents utilisés avant l’heure de la fin de la consultation et indiquer au surveillant si la consultation est terminée ;
- respecter le silence dans la salle de consultation.
Il est également recommandé de signaler les documents endommagés.
