Manuscrits et archives

Le 17 mars 1992, le Conseil administratif présente ses réflexions en réponse au rapport rendu par les experts qu'il avait mandatés en mai 1991. Il s'agit de "101 propositions pour une meilleure gestion de l'administration municipale". L'une d'entre elle s'intitule "consolidation et structuration du groupe de coordination des bases de données en vue de la mise sur pied d'un véritable système d'information pour la Ville de Genève".

Afin de remplir l'objectif avoué dans la proposition, le Conseil administratif crée une nouvelle unité administrative le 6 mai 1992. Elle se nomme, "Gestion des données informatisées (GDI)" et dépend de Monsieur Yves Rouiller, alors directeur adjoint du Département des Finances et Services généraux, nommé administrateur. Celui-ci est également à la tête du groupe de coordination des trois bases de données (COBASES) créé en mai 1991, puis réorganisé suite au rapport d'experts le 1er avril 1992. La GDI succède, du moins budgétairement, à la Commission d'organisation et d'informatique (CORI) qui est abandonnée en été 1992, puis définitivement dissoute après décision du CA le 1er juillet 1993. Avec elle, le groupe COBASES disparaît également.

La GDI ne subit pas le même sort puisqu'elle subsiste jusqu'à la mise en place de la DSI, nouvelle structure créée sur la base de la stratégie informatique adoptée par la Ville de Genève. La GDI est intégralement incorporée dans la DSI le 1er janvier 1995, date à laquelle cette dernière devient officiellement opérationnelle.

Le service de gestion des données informatisées a deux missions essentielles. Tout d'abord, il doit assurer le développement coordonné des trois bases de données (comptable, personnel et patrimoine), qui sont les composantes déterminantes du système informatique de la Ville de Genève. Les trois bases de données vont influencer l'ensemble des développements informatiques futurs de la Ville. La coordination de ces projets représente donc une tâche importante et prioritaire, dont at été chargé l'administrateur de ce service. A ce titre, celui-ci doit notamment:

- veiller à ce que la réalisation des trois bases de données s'intègre dans une conception et une planification d'ensemble;

- déceler les écarts par rapport aux objectifs initiaux et s'employer à les corriger ou à faire valider les modifications intervenues;

- veiller à ce que ces projets soient menés à terme au moindre coût et avec un maximum d'efficacité et d'efficience.

Deuxièmement, la GDI doit présenter des propositions concrètes quant à la mise en place et à la gestion optimale du "système d'information informatique".

Les trois bases de données ne peuvent plus être considérées comme des projets séparés, mais comme un programme unique conduisant à la construction puis à l'exploitation d'un "système d'information informatique". Dès lors, il ne suffit pas de mettre à la disposition du Conseil administratif et de l'administration des instruments de gestion rationnels, mais aussi d'en assurer la maintenance, tout en tenant compte du cycle de vie du système.

La mise en place d'un système d'information, dans le cadre de la nouvelle stratégie informatique de la Ville de Genève pour l'année 1994, permet à la GDI, de par son intégration à cette nouvelle structure, de prendre en charge plusieurs aspects importants de la gestion de projets. Il s'agit notamment :

- d'administrer les données, à ne pas confondre avec l'administration des bases de données, avec pour tâches d'en établir les normes et, par un contrôle qualité, de veiller à leur intégrité ;

- de constituer et de maintenir le dictionnaire des données devant répondre à la fois aux besoins des utilisateurs et aux développements informatiques.

- de gérer les projets et d'assumer le contrôle qualité découlant du suivi de leur gestion financière et de leur planification générale.

Procès verbal de la séance du Conseil administratif du 6 mai 1992

La GDI fonctionne économiquement comme un service, d'après les budgets de la Ville de Genève de 1992 à 1994. Toutefois, son organisation est particulière. En effet, la personne à la tête de l'unité en question n'est pas un chef de service mais un administrateur, et pour assurer les principes coordonnés vis-à-vis des bases de données, cette entité réunit les trois chefs de projet et les représentants de l'Informatique générale (IGVG).

Suite à la réorganisation des unités s'occupant de l'informatique à la Ville de Genève durant l'année 1992, la GDI nouvellement créée employe Monsieur Yves Rouiller, administrateur, Madame Danielle Fulliquet, secrétaire, Monsieur Marc Jeannerat, chef de projet de la base de données comptable, ainsi que Madame Sylvia Duarte, qui s'occupe du secrétariat de la CORI.

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