Manuscrits et archives

Le Service du budget et de la planification financière est issu de la séparation, en 1991, d'une partie des activités effectuées jusque là par le Service de la comptabilité générale et titres. La décision de créer un Service du budget provient des études menées en vue de la création des bases de données comptables. Suite aux diverses discussions, il ressortait que l'élaboration, l'exécution et la clôture du budget devaient être suivies par une entité bien précise.

Jusqu'en 1990, la préparation du budget était l'une des activités du Service de la comptabilité générale et titres.

A partir du 1er janvier 1999, l'élaboration du budget et la planification financière sont à nouveau intégrées au sein de la comptabilité qui prend le nom de Service de la comptabilité générale et du budget.

Les missions principales du Service du budget sont de trois ordres : élaboration, suivi et clôture du budget. L'élaboration du budget consiste à regrouper toutes les demandes budgétaires des services.

Durant l'année budgétaire, le service est ensuite chargé de suivre les charges et revenus de l'ensemble de l'administration municipale. Il est également chargé d'entreprendre les démarches nécessaires auprès des autorités pour d'éventuelles demandes de crédits supplémentaires. Pour ce faire, il informe les services, à la fin de chaque mois, des éventuels dépassements de charges ou de revenus en les priant de bien vouloir fournir les explications utiles à une intervention auprès des autorités.

Enfin, lors de la clôture budgétaire (bouclement d'un exercice comptable), le service doit élaborer le document "Comptes budgétaires et financiers". Ce document recense le résultat de l'exécution du budget pour la période. Avec le collaboration de la Direction des services financiers, un rapport est soumis aux autorités.

Durant les premières années de l'activité de ce service, l'une de ses tâches importantes est également la mise en place de la nouvelle Base de données comptables. De nouveaux programmes permettent notamment d'enregistrer directement depuis les terminaux les demandes et les modifications budgétaires, ainsi que de consulter l'évolution du projet de budget, puis du budget. Le travail du service consiste alors à tester les programmes, à former le personnel à l'utilisation de ceux-ci et à collaborer à l'élaboration d'un manuel pour les utilisateurs.

Dès sa création en 1991, le Service du budget est intégré à la Division Finances du Département des Finances et de l'Administration générale. Cette organisation est issue de la création des cinq départements municipaux en 1987.

Entre 1991 et 1999, le Service du budget occupe 4 collaborateurs. Nommé le 1er mai 1990 à la tête du nouveau service, Yves von Bergen, jusqu'alors chef du Service de la comptabilité générale et titres, prend ses nouvelles fonctions début 1991. A cette date, deux autres personnes sont transférées de la comptabilité au budget : il s'agit de Sylvie Fontaine, adjointe au chef de service et de François Pasteur, collaborateur administratif. Un quatrième poste est occupé par une secrétaire comptable.

Au 1er janvier 1999, le budget et la planification financière sont réintégrés au sein du Service de la comptabilité générale et titres, qui prend la dénomination de Service de la comptabilité générale et du budget. Au sein de ce service on trouve une section budget qui a, pour l'essentiel, les mêmes tâches que l'ancien service. La filiation est confirmée par la fait que Sylvie Fontaine, ancienne adjointe au chef du Service du budget, est actuellement cheffe de la section budget au Service de la comptabilité générale et du budget.

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