Rapport de traitement
Ce rapport a été rédigé lors du traitement du fonds du Budget, de décembre à janvier 2003 par et Réjane Etter, archiviste-assistante, et Florian Coullery, maturant professionnel. Il rend compte des documents conservés et éliminés, par séries ou dossiers. En général, les intitulés originaux ont été conservés dans la description. Les doubles ont été éliminés.
Les documents traités sont ceux de la période où le service du budget était indépendant du service de la comptabilité générale et titres, soit des années 1991 à 1999. L'état sommaire intitulé " Budget " ne regroupait pas que des documents financiers liés à la période susmentionnée, mais également des documents antérieurs. Il a donc été décidé de traiter uniquement les classeurs et boîtes d'archives dès 1991. Par ailleurs, seules trois années ont pu être classées [1991-1992-1993] car aucun document budgétaire n'a été versé par le service du budget après 1993.
Direction (159.A)
Quatre classeurs contenaient la correspondance reçue et envoyée par le service. Tout a été conservé.
Dates extrêmes : 1990-1994
Elaboration du budget et comptes (159.B)
Dix-huit classeurs regroupaient les feuilles de justifications des services. Il a été décidé de conserver ces documents car ces derniers contiennent les explications des services concernant leurs besoins financiers.
Dates extrêmes : 1990-1992
Rapports (159.B.2)
Rapports présentés au Conseil administratif (159.B.2.1)
Au cours du processus d'élaboration du budget, les collaborateurs du service se réunissent en séances de travail relatives à l'examen du projet de budget. Après chaque séance, un rapport présente au Conseil administratif la situation du budget pour lui permettre de prendre les décisions qui s'imposent pour l'équilibre budgétaire.
Trois classeurs regroupaient les rapports présentés au Conseil administratif. L'ordre interne a été respecté. Tout a été conservé.
Dates extrêmes : 1990-1992
Rapport du Conseil administratif à l'appui du projet de budget (159.B.3.2)
Bien que les rapports finaux soient publiés, nous avons décidé de garder les versions intermédiaires des rapports, lesquels rendent compte des modifications apportées au cours de ce processus. A noter qu'il manque le rapport pour l'année 1993.
Dates extrêmes : 1990-1991
Projet de budget et budget (159.B.3)
La plupart des boîtes d'archives et des classeurs contenaient des feuilles de listages, des documents de travail, les plaquettes nécessaires à l'impression du projet de budget et du budget. De cette masse, il a été décidé de garder la première et la deuxième présentation du projet de budget à six positions ainsi que la version corrigée à trois positions par la Commission des finances du Conseil municipal et par le Conseil administratif. Une version du budget à six positions a été également conservée.
La plupart des documents de travail : listages, chiffres, utilisés par les collaborateurs du service ont été éliminés car on trouve ces même données dans les rapports présentés au Conseil administratif. En outre, ces informations sont difficiles à interpréter car isolées et sorties de leur contexte. D'autre part, les plaquettes destinées à l'impression n'ont pas été gardées car elles sont publiées.
Dates extrêmes : 1991-1993
Listages (159.B.4)
Le service du budget tirait des listages à la fois de budget et de comptes rendus. Comme ces listages présentent une structure différente de celle qui est publiée, soit essentiellement thématique (économique, DIA, Ville et spécifique), nous avons décidé de les conserver (10 classeurs) ; cette présentation pouvant être utile au cours d'une recherche ciblée sur un sujet donné. Néanmoins, il y avait dans cette sous-série des listages nommés "budget ou comptes rendus / fonctionnelle normale" qui ont été éliminés suite à l'aval d'une collaboratrice du service du budget ; ces derniers ressemblaient à la structure normale des publications.
Dates extrêmes : 1990-1994
Comptes budgétaires et financiers (159.B.5)
Comptes de fonctionnement à six positions (159.B.5.1)
Nous avons décidés de les conserver, car ils sont à 6 positions, soit plus détaillé que ceux publiés qui sont à 3 positions. Il manque ceux de 1992.
Dates extrêmes : 1991-1993
Ecarts entre le budget et les comptes (159.B.5.2)
Il s'agit de listages. Tout a été conservé.
Dates extrêmes : 1990-1193
Ventilations des comptes (159.B.5.3)
Deux classeurs regroupaient le détail des ventilations de comptes relatifs aux activités des Conseillers administratifs (restitutions d'indemnités, frais de déplacement, détails des réceptions, acquisition d'ouvrage, etc.)
Dates extrêmes : 1991-1992
Coupures de presse (159.C)
Coupures de presse (159.C.1)
Dans le classeur « budget 1991 » se trouvaient une série de coupures de presse parues dans différents journaux locaux. Les nouvelles restrictions budgétaires y sont vivement critiquées.
Dates extrêmes: 1990
Ont été éliminés avec l'aval d'une collaboratrice du service du budget:
2 classeurs " ouverture de comptes de fonctionnement "1991-1992
1 classeur " situation des crédits budgétaires, 1991 "
1 classeur " situation des dépassements de crédits à trois positions, 1991 "
1 classeur " situation des crédits supplémentaires à trois positions, 1992 "
2 classeurs " demandes diverses d'acquisitions, 1992 "
3 classeurs " budget : office du personnel, 1991-1992-1993", contenant des décomptes d'heures
3 classeurs regroupant notamment des extraits du Conseil administratif, des copies de lettres du Conseil administratif et des feuilles de livraison pour les années 1991-1993
5 classeurs contenant des extraits du Conseil municipal, des arrêtés et des rapports de commissions imprimés dans le Mémorial de janvier 1991 à décembre 1993.
Ces documents étaient soit déjà publiés, soit peu informatifs pour l'ensemble du fonds.
