Certains grands principes de communication à la population ont été exposés par M Albert Knechtli, lors de la séance du Conseil municipal du 10 octobre 1978 sous le point 3 : information à la population. Le 19 décembre 1978, M. Albert Knechtli déclare : "Nous proposons la création d'un nouveau poste [...] qui s'intitulerait Information municipale. En effet, nous pensons, [...] que la participation des citoyens à la vie publique présuppose une information bien faite et complète [...]". A la fin de la séance, le Conseil municipal votait la motion suivante : "Considérant l'importance accordée à l'information par la majorité de notre Conseil, le Conseil municipal de la Ville de Genève invite le Conseil administratif à étudier la possibilité de mettre sur pied une information municipale". En juin 1979, le dossier est confié à M. Guy-Olivier Segond.
La séance du 10 mai 1983 se penche sur le rapport du Conseil administratif relatif à la motion de M. Albert Knechtli concernant la politique d'information municipale (motion acceptée par le Conseil municipal le 19 décembre 1978). Dans ce rapport, signé par le conseiller délégué Guy-Olivier Segond, figurent les améliorations décidées par le Conseil administratif telles que la création d'un journal municipal, l'engagement d'un attaché de presse, la publication d'un rapport de législature, la création d'un groupe interdépartemental "Information". Dans sa conclusion, le Conseil administratif affirme que l'information est indispensable à la formation de la volonté politique des citoyens et que le scepticisme d'une plus grande transparence de l'activité des autorités et des administrations doit être combattu pour deux raisons : parce que les citoyens de plus en plus nombreux habiles à manier l'information, se comportent de façon critique à l'égard des institutions publiques et arrivent à bloquer des projets d'intérêt général qui n'ont pas fait l'objet d'une information suffisante à l'ensemble de la population et parce que les citoyens sont appelés à se prononcer plus souvent sur des questions complexes. Il est donc évident que les autorités et les administrations doivent informer les citoyens, même s'il n'y a pas d'obligation légale.
Un groupe interdépartemental d'information municipale est créé ; il a pour mission d'éditer un journal d'information. Ce groupe se compose non pas d'hommes politiques, mais de hauts fonctionnaires, pour éviter le côté partisan du journal. Il va fonctionner jusqu'en 1987.
Par ailleurs, un chargé de mission a été mandaté pour évaluer dans quelle mesure la création d'un service d'information, en conformité avec les conclusions du rapport, daté du 14 avril 1983, relatif à la motion d'Albert Knetchli, s'imposait pour la Ville de Genève. Il rend son rapport en juin 1985.
Consécutivement à ces démarches, une unité Information et communication est formée en mars 1986. L'unité est tout d'abord confiée pour un an, sur la base d'un contrat de droit privé, à Mme Danielle Maillefer, puis elle est placée sous la direction de M. René Champion en septembre 1987. Ce dernier reste en poste jusqu'en juin 1999, puis, après sa retraite, il est remplacé par M. Philippe d'Espine.
Administrativement, cette unité est rattachée aux services généraux. Elle reçoit pour missions, selon les décisions du Conseil administratif du 16 septembre 1987, "d'établir une coordination dans l'information en maintenant l'indépendance des départements et de leurs services" et de "veiller à l'identification de tous les documents édités par les différents services de l'Administration et centraliser ces publications" (procès-verbal du Conseil administratif du 16 septembre 1987). En outre, elle doit préaviser quant à l'aspect formel de toutes les publications "d'une certaine importance non répétitives", et imaginer un logo Ville de Genève.
Des moyens sont retenus pour ce faire : le Pavillon d'information de la Fusterie (qui deviendra l'Arcade du Molard), un service de renseignements téléphoniques concernant toutes les activités de la Ville de Genève, des panneaux informatiques, des plans de quartiers et le Journal "022 Ville de Genève".
Enfin, un programme d'action à l'intention du chargé d'information stipule que celui-ci devra notamment veiller à "l'amélioration de l'accueil du public dans l'Administration", à "la création d'une pochette municipale destinée à présenter la Ville de Genève et ses activités" et sera chargé de créer un journal d'entreprise pour le personnel, un montage audiovisuel sur la Ville et ses activités, ainsi qu'une lettre mensuelle aux cadres de l'Administration.
Lors d'une séance extraordinaire du 1er octobre 1991, le Conseil administratif décide de créer un poste d"attaché de presse". Ce-dernier serait rattaché au Secrétaire général et chargé notamment d'assister en priorité le maire dans ses tâches de représentation, en lui préparant certains textes ou discours et de préparer les conférences de presse du Conseil ainsi que des magistrats. Ce n'est qu'en septembre 1996 qu'un chargé d'information est nommé et que l'unité est regroupée au sein du Secrétariat général suite à la décision du Conseil administratif du 29 mai 1996. La pratique des communiqués de presse se généralise et l'on améliore la préparation des conférences de presse.
Dès 1996, un autre changement d'importance s'effectue : la réalisation d'un site intranet et d'un site internet officiel du Conseil administratif (janvier 1997) qui servent de nouvelles plateformes qui garantissent une circulation plus rapide de l'information. En 1998, une charte éthique et technique est élaborée pour assurer la qualité et la mise à jour des informations.
Dès avril 1999, l'unité Information et communication est regroupée au Palais Eynard. Elle se compose en 2000 d'un chargé d'information (100%), de son adjoint (80%), d'une collaboratrice administrative (50%) et d'une responsable de l'Arcade d'Information municipale (100%).
