Manuscrits et archives

Il faut attendre 1984 pour que le Département des Affaires Sociales, des Ecoles et de l'Environnement, à l'instigation du magistrat responsable, Guy-Olivier Segond, se dote d'une direction (Nous utilisons l'appellation actuelle (2003) de ce Département qui auparavant porta le nom de Dicastère puis Département des Affaires Sociales, des Ecoles et des Parcs (1983-1987)).

Auparavant, l'absence d'une structure centrale implique une collaboration et des liens plus étroits entre le Conseiller administratif et ses subordonnés, les chefs de service et autres collègues proches pour assurer un suivi des affaires, prendre des décisions importantes, établir les budgets, etc.

Les dossiers conservés sous les magistratures de Jean-Paul Buensod (1969-1975), de René Emmenegger (1975-1978) et de Guy-Olivier Segond (au début uniquement) ont donc probablement été constitués par le magistrat en poste lui-même, voire sa secrétaire personnelle, et contiennent des documents qui se rapportent tant aux activités globales que peut exercer un Conseiller administratif ou aux affaires qu'il peut suivre qu'à la gestion des dossiers qui concernent spécifiquement et directement son Département. La direction du Département semble donc se confondre de façon informelle avec les tâches du magistrat délégué et celle des différents chefs de service.

En 1980, le Conseil administratif se penche sur la situation de l'Administration municipale et de son organisation. De nombreuses réflexions sont émises, notamment par Guy-Olivier Segond. Ce dernier, dans une note à l'attention des membres du Conseil administratif du 28 mai 1980, propose entre autres la "Création d'un titre "Secrétaire général de département", sur le modèle cantonal et fédéral, destiné aux 5 collaborateurs immédiats des chefs de département, ayant une autorité hiérarchique sur les services qui sont rattachés au magistrat responsable. En cas de besoin, cette fonction pourrait être complétée par celle de secrétaire général adjoint".

Les prémices d'une cellule directrice apparaissent concrètement toutefois lorsque le 3 février 1982, le Conseil administratif nomme Monsieur H. Meykadeh "chargé de mission auprès du Conseiller administratif délégué aux affaires sociales..." (Compte rendu administratif de l'Administration municipale la Ville de Genève pendant l'année 1982, p.207). Mais il faut attendre 1984 pour que Le compte-rendu administratif de l'Administration municipale pour l'exercice 1983 évoque pour la première fois le terme de direction :

"La direction et le secrétariat du dicastère des affaires sociales, des écoles et des parcs ont une tâche indépendante et variée : indépendamment des questions d'ordre général (budget, personnel, locaux, informatique, information, etc.), ils fonctionnent à la fois comme un instrument de coordination des 5 services et comme un instrument de liaison avec le Conseil administratif. Prenant les décisions d'ensemble et décidant de la politique générale, la direction et le secrétariat soutiennent l'activité administrative, technique, financière, sociale ou juridique des services et aident leurs responsables à résoudre les problèmes les plus divers."

On sait par ailleurs que, le 1er septembre 1983, Madame Jacqueline Vuillod-Burger est nommée par le Conseil administratif "adjointe à la direction du dicastère des affaires sociales, des écoles et des parcs" (Compte rendu administratif de l'Administration municipale la Ville de Genève pendant l'année 1983, p.216).

Mais il s'agit là certainement d'une considération de facto car nous ne trouvons aucune décision officielle du Conseil administratif instaurant une structure centrale.

Ce n'est qu'en 1984 qu'une cellule de direction apparaît officiellement dans l'organigramme de ce département. En effet, à la séance extraordinaire du 24 septembre, Guy-Olivier Segond - alors magistrat délégué au département précité - fait part de son intention de réorganiser la structure de son département en créant une direction générale supervisant les chefs de service (03. PV.143, Procès-verbaux du Conseil administratif, séance du 21 novembre 1984, page 507). Ainsi, sur proposition de Guy-Olivier Segond à la séance du 21 novembre 1984, le Conseil administratif décide de "créer une direction du département municipal des affaires sociales, des écoles et des parcs".

Cette nouvelle direction, s'inspirant de l'organisation des services immobiliers et financiers, et qui s'inscrit dans le cadre budgétaire, sera principalement chargée des missions suivantes :

a) assister le magistrat dans l'exécution de ses tâches.

b) diriger, sous l'autorité du Conseiller, le Département municipal des affaires sociales, des écoles et des parcs.

c) traiter et gérer les dossiers particuliers du Département (coopération au développement, aide humanitaire, information et nouveaux medias, etc.).

Le Conseil adopte en outre le nouvel organigramme du Département précité et le cahier des charges de son directeur (03.PV.143, Procès-verbaux du Conseil administratif, séance du 21 novembre 1984, page 623).

Aussi, la fonction de directeur est assumée dès le 10 juillet 1985 par M. Daniel Aubert, jusqu'alors chef du service des écoles. Suite au décès de M. Aubert survenu subitement le l9 décembre 1985, le poste de directeur est pourvu dès le 1er mai 1986 à M. Philippe Aegerter, alors directeur du Service du contrôle financier (03.PV.145/1, Procès-verbaux du Conseil administratif, séance du 29 janvier 1986, page 46).

Ce fonds nous a été versé en quatre étapes (versement avant 1996, puis en 1998, 2001 et 2003) et la majorité des documents sont dans un bon état.

Ce fonds renseigne sur les principales activités du magistrat et/ou de la direction délégués au Département des affaires sociales, des écoles et de l'environnement entre 1960-1998 et témoigne de leurs interventions tant sur le plan administratif que financier. Ce fonds permet également d'apprécier, selon le magistrat nommé, l'orientation politique préconisée et adoptée dans le domaine du social, de la jeunesse et de l'environnement.

Inévitablement, ce fonds nous offre également pour la période citée une vue d'ensemble sur le fonctionnement du Département et de ses services. En effet, les dossiers comprennent souvent des échanges de correspondance entre le magistrat/la direction et les différents chefs de service/adjoints concernant une affaire ou un thème précis : écoles, éducation, institutions pour la jeunesse, service social, parcs et promenades, état civil, cimetières et pompes funèbres... On peut donc saisir à la fois les types de relations entre la direction et les services et, et l'évolution des affaires traités par lesdits services.

Rapport de traitement

Ce rapport a été rédigé lors du traitement du fonds de la Présidence et Direction du Département des Affaires Sociales, des Ecoles et de l'Environnement de juillet à septembre 2002 par François Bos, archiviste, Yves Salamin, Georges Schenk et Anthony Totaro, civilistes. Le traitement concernait les documents recueillis par les Archives de la Ville lors de trois versements successifs (avant 1996, 1998 et 2001), soit 340 boîtes d'archives ou classeurs.

Le rapport rend compte des documents conservés et éliminés, par séries ou dossiers. Une brève description du contenu des documents conservés ainsi que leurs dates extrêmes a également été consignée. En général les intitulés originaux ont été repris dans la description. Les doubles ont été éliminés.

Il est à signaler qu'un premier traitement (tri, conditionnement et répertoires sommaires) avait été effectué en 1997 par Philippe Barras, archiviste, pour les documents se rapportant aux magistratures Buensod, Emmenegger et Segond (versement avant 1996). Nous avons tenu compte des observations et propositions (éliminations de certains papiers) de M. Barras pour établir le présent rapport. En outre, nous avons la plupart du temps conservé les désignations employées dans la description des répertoires sommaires établis par M. Philippe Barras. Toutefois son traitement initial a subi quelques modifications (documents éliminés et remplacement d'agrafes rouillées par des trombones plastiques).

Remarque générale : Il est fréquent de trouver parmi les dossiers des documents ne relevant pas des compétences de la Direction des Affaires Sociales, des Ecoles et de l'Environnement. En effet, le Magistrat recevait pour information, en tant que Conseiller administratif, Maire ou représentant municipal d'un Conseil de fondation, quantité de pièces tels que des rapports d'activité, des procès-verbaux, des bulletins... Aussi nous avons systématiquement éliminé les comptes rendus de l'Administration municipale, les rapports d'activités de la Fondation du Grand Théâtre (les Archives de la Ville possèdent déjà un fonds du Grand Théâtre), les procès-verbaux de commissions municipales (sauf ceux de la commission sociale et de celle des écoles et de la jeunesse, ainsi que les autres procès-verbaux impliquant le Département des affaires sociales, des écoles et de l'environnement ou ceux ne figurant ni dans le fonds du Conseil municipal - cote 01, série C - ni dans celui du Département des Affaires Culturelles - cote 300, série C ), les bulletins de l'Union des Villes suisses (UVS), etc. Par ailleurs, il arrive que des affaires importantes ou des dossiers ponctuels (par exemple, Téléréseau) soient traités sous plusieurs magistratures. Pour assurer un suivi, certains dossiers contiennent donc des documents produits sous la magistrature précédente. Enfin, trois boîtes non répertoriées dans les bordereaux de versement comprenaient des dossiers de candidatures non retenues pour des postes d'adjoint de la direction du Département (1983 et 1986), de chef du Service Social (1984), de chef et sous-chef du Service des parcs et promenades (1986), de chef du Service des Pompes funèbres (1985), de chef du Service des écoles (1985), de secrétaire du Magistrat (1987), de secrétaire de direction (1988), de délégué à la petite enfance, sous-chef SEVE (1988), chef Etat civil (1988), sous-chef du Service des écoles (1989), de collaborateurs administratifs... Produits sous la présidence Segond, tous ces documents ont été éliminés avec l'accord du directeur du Département, M. Philippe Aegerter.

Lors du classement de l'accroissement des séries C et D ainsi que de la série E, les coupures de presse et la documentation diverse ne concernant pas directement les dossier en question, les factures de plus de 10 ans, les détails des comptes des versements de subventions, les extraits des séances du Conseil administratif et les mémoriaux du Conseil municipal ont été éliminés. De plus, pour les demandes de subventions refusées par le Département, nous avons conservé uniquement les lettres de refus.

Magistrature Buensod, 1969-1975 (500.A)

Dossiers alphabétiques (500.A.1)

Il s'agit de dossiers se rapportant aux différentes affaires traitées par le Magistrat et relevant du domaine de compétences de son département : centres sociaux de quartier, antennes sociales, clubs d'aînés, foyers de jour, entretien des bâtiments scolaires, centres de loisirs et maisons de quartiers, pouponnières et crèches, entretien des parcs et zones vertes de la ville, état civil, pompes funèbres. Ces dossiers contiennent surtout de la correspondance entre le Magistrat et des chefs de service, des responsables d'associations et d'institutions, ou encore des particuliers. Mais ils comprennent également des notes de service, des procès-verbaux de commissions, des rapports d'activités, de la documentation et des pièces justificatives (en particulier pour les demandes de subventions). Ces dossiers étaient classés alphabétiquement. Aussi, on retrouve parfois dans une même fourre des dossiers qui n'ont aucun lien si ce n'est celui d'être traité par le même département. Enfin, il faut signaler que la plupart des thèmes liés directement aux services (service social ; écoles et institutions pour la jeunesse ; parcs et promenades ; état civil ; cimetières, et crématoire) du département réapparaissent de législature en législature. Tous les documents conservés pour cette sous-série couvrent la période 1960-1975.

Conformément aux indications de M. Philippe Barras nous avons supprimé les documents suivants : des bulletins de la Protection civile internationale et de l'Association genevoise pour la protection des civils (1967-1968) ; de la documentation, des budgets et des rapports annuels des Services Industriels de Genève (SIG, 1968-1974) ; des rapports de l'Hospice général (1970-1972) ; des rapports, statistiques et informations de l'Union des Villes Suisses (1967-1973) ; des comptes rendus financiers et des rapports d'activité du Grand Théâtre (1968-1974) ; des comptes-rendus de l'Administration municipale, des budgets et projets de budgets (1968-1974) ; des tirés à part des Mémoriaux du Conseil municipal (1969-1974) ; des bulletins édités par des centres et loisirs ou des maisons de quartier de la Ville de Genève (1967-1972).

Copies lettres du magistrat (500.A.2)

Classement chronologique (500.A.2.1) : il s'agit des copies de lettres expédiées par le Magistrat Jean-Paul Buensod entre juillet 1968 et juin 1975. Les copies produites entre juillet 1968 et début janvier 1973 étaient classées dans six registres. La suite de ce courrier - début janvier 1973 à juin 1975 - se trouvait dans des classeurs: nous l'avons conditionnée dans des fourres. Dans les deux cas nous disposons de répertoire alphabétique permettant de retrouver aisément les destinataires de ce courrier. Tout a été conservé.

Classement alphabétique, "copies lettres peu importantes" (500.A.2.2) : il s'agit de copies de lettres, de rapports ou de notes de direction produites par M. Buensod entre 1973 et 1975. Ces documents étaient classés alphabétiquement dans des classeurs et contenaient un répertoire alphabétique. Nous les avons conservés dans des fourres.

Magistrature René Emmenegger, 1975-1978 (500.B)

Dossiers alphabétiques (500.B.1)

Il s'agit de dossiers de travail de même type que ceux de la magistrature Buensod. Ces documents étaient classés alphabétiquement dans des boîtes d'archives et concernant pour la plupart les législatures 1975-1978.

Nous avons éliminé les documents suivants : des tirés à part de rapports et de propositions présentés devant le Conseil municipal (1976) ; une liste du personnel bénéficiaire d'une indemnité de voiture (1976) ; des bulletins de l'UVS (1975-1977) ; des budgets d'exploitation des SIG (1976-1977).

Copies lettres et notes de René Emmenegger Conseiller administratif / Maire (500.B.2)

Il s'agit de copies de lettres et de notes produites par M. René Emmenegger dans le cadre de ses activités au département entre avril 1978 et juin 1979. Ces documents sont extraits d'un classeur où ils se présentaient par ordre chronologique inversé ; ils comprenaient parfois des documents annexes. Tout a été conservé dans des fourres.

Magistrature Guy-Olivier Segond, 1978-1990 (500.C)

Dossiers alphabétiques du magistrat (500.C.1)

Ces dossiers proviennent des 166 boîtes "Segond" qui ont été versées aux Archives et concernent la période 1978-1990. On retrouve un classement de type alphabétique.

Il faut rappeler que c'est sous l'ère Segond que le Dicastère puis Département "des affaires sociales, des écoles et des parcs" devient en 1987 celui des "affaires sociales, des écoles et de l'environnement", et que certains services connaissent un changement d'appellation : c'est le cas du service des parcs et promenades qui devient, en 1987, celui des espaces verts et de l'environnement (SEVE). D'autre part, sur proposition de Segond, le Conseil administratif décide le 21 novembre 1984 de créer une Direction du département municipal des affaires sociales, des écoles et des parcs. Cette nouvelle Direction s'inspire de l'organisation des Services immobiliers et financiers (cf. AVG, Séances du Conseil administratif , 03.PV 143, page 623). Enfin, sous la magistrature Segond, le Département se voit attribué (parfois ponctuellement) de nouveaux domaines de compétences ce qui explique l'apparition de nouveaux dossiers : délégation à la petite enfance (commence son activité en janvier 1986), atelier du recensement du domaine bâti (dès 1987), service de l'urbanisme (pour les raisons du rattachement de ce service au Département des affaires sociales, des écoles et de l'environnement voir le Rapport de gestion du Conseil administratif à l'appui des comptes 1987, pp.109-110), (aménagement du territoire communal, dès 1987), Téléréseau Radio-TV (dès 1987), aide humanitaire et coopération au développement (dès 1986).

Nous avons éliminé les pièces se rapportant au Grand Théâtre (1978-1984), les bulletins de l'UVS, les procès-verbaux de la commission des beaux-arts, de celle des sports et sécurité, et de celle des finances (1983-1984).

Dossiers du directeur du Département, Philippe Aegerter (500.C.2)

Il s'agit de correspondance, de notes, de documentation technique et de coupures de presse relatives au système Relais, un réseau télématique associatif essentiellement destiné au centre de loisirs. Ces documents couvrent la période 1986-1989.

Magistrature Michel Rossetti, 1990-1998 (500.D)

Dossiers du magistrat (500.D.1)

La majorité des documents répertoriés se rapportent à deux dossiers : la Société du Tunnel du Mont-Blanc (1990-1991), et, Télégenève SA (installation et exploitation d'un téléréseau à Genève, 1986-1992). En effet, suite à l'élection de Guy-Olivier Segond au Conseil d'Etat (1989), le Conseil administratif a désigné Michel Rossetti en tant que nouveau Président du Conseil d'administration de la société Télégenève SA. De nombreuses pièces produites (copies ou originaux) par Michel Rossetti se trouvent dans les dossiers du Directeur du Département.

Dossiers alphabétiques du Directeur du Département, Philippe Aegerter (500.D.2)

Il s'agit des dossiers de travail du Directeur. On y trouve toutefois une quantité importante de documents produits par le magistrat mais confiés à son subordonné pour leur gestion. Il faut signaler qu'en 1991 plusieurs modifications structurelles apparaissent au sein du Département : le 1er août, le service du recensement du domaine bâti a été transféré à l'Etat ; le Service de l'Urbanisme passe au Département des Constructions ; après 28 ans de dépendance du service des écoles de la Ville de Genève, la maison des jeunes et de la culture se retrouve sous la responsabilité du département des affaires culturelles.

Ces modifications structurelles expliquent la disparition de certains dossiers récurrents ou apparus sous la magistrature Segond.

Correspondance de la Direction (500.D.3)

Copies lettres du Magistrat concernant les écoles et les institutions pour la jeunesse (500.D.3.1) : cette sous-série comprend des copies du courrier envoyé par Michel Rossetti entre 1992 et 1993. Les sujets abordés se réfèrent essentiellement aux écoles ou aux activités parascolaires (travaux, sécurité, places de jeux, ludothèques) et à des problèmes concernant les infrastructures ou les institutions pour la jeunesse (centres de loisirs...). Tout a été conservé.

Copies lettres du directeur du Département, Philippe Aegerter (500.D.3.2) : il s'agit essentiellement de lettres concernant le personnel (création de postes, engagement de personnel dans les services) ou des questions financières (budget du département, demande de crédit pour les services, subventions). Parfois, on trouve également du courrier reçu parmi les copies de lettres. Ces documents couvrent la période 1991-1993. Tout a été conservé.

Magistrature Manuel Tornare, 1999- (500.E)

Dossiers du magistrat (500.E.1)

Les documents répertoriés se rapportent à deux dossiers : des projets immobiliers du Département des affaires sociales et des écoles, et Télégenève SA (exploitation d'un téléréseau en ville de Genève). Les dossiers relatifs à Télégenève font suite à ceux présents dans la série 500.D.1. En revanche, les dossiers relatifs à des projets immobiliers sont tous antérieurs à la magistrature de Manuel Tornare. Nous avons néanmoins conservé ces documents dans cette série afin de respecter l'ordre du fonds lors du versement. Mais il est probable que ces dossiers apparaissent dans les papiers de Manuel Tornare parce qu'ils ont été bouclés sous cette magistrature ou que ce Magistrat les a conservés pour sa documentation personnelle.

Dossiers alphabétiques du Directeur du Département, Philippe Aegerter (500.E.2)

Il s'agit essentiellement de documents relatifs la commémoration de l'Année Internationale des Personnes Âgées, à la gestion des restaurants scolaires et aux subventions accordées par le département.

Oui

Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives publiques genevoises

Bon état de conservation

Répertoire numérique

Bilan social d'une législature : 1991-1995, Genève, Département municipal des affaires sociales, des écoles et de l'environnement, 1995. (Politique sociale de la Ville de Genève)

Description réalisée par Philippe Barras, François Bos, Yves Salamin, Georges Schenk et Anthony Totaro. Description complétée (sous-série) par Stéphane Genthon, Aurèle Nicolet et Joan Lang.