Rapport de traitement
Ce rapport a été rédigé lors du traitement du fonds de la CORA / CORI, de juin à septembre 2002 par Cecilia Cardoso, Emmanuel Ducry et Maya Rombaldi Revaz, archivistes-assistants. Il rend compte des documents conservés et éliminés, par séries ou dossiers. En général, les intitulés originaux ont été conservés dans la description. Les doubles ont été éliminés.
REGLEMENTS ET PROCES-VERBAUX (140.A)
Textes réglementaires (140.A.1)
Cette série contient divers documents, tel que le règlement de la CORA, édicté en 1974 par le Conseil administratif, ainsi que le protocole d'accord entre la CORA et le Contrôle financier, deux documents qui ont été transférés dans cette série à partir des papiers de M. Cordt-Moller (140.B.3). Les projets successifs du règlement de la CORA de 1974 proviennent d'un groupe de 7 classeurs qui contenait les procès-verbaux et des documents en relations avec la CORA. Cette série contient encore le règlement de la CORI élaboré peu après la création de cette instance ainsi que la charte des membres de la CORI tirée des papiers de Mme Florinetti (140.B.3).
Procès-verbaux de la Commission d'organisation et de rationalisation administrative de la Ville de Genève (CORA) (140.A.2)
La Commission d'organisation et de rationalisation administrative de la Ville de Genève a géré l'informatique de la Ville entre 1970 et 1982. Intervenant sur mandat du Conseil administratif ou à la demande des services, elle était chargée de la rationalisation des activités de l'administration. Active à travers toute l'administration, son champ d'action intégrait l'informatique déjà considérée à l'époque comme un puissant outils de rationalisation. En septembre 1982, elle transfère la gestion des problèmes informatiques, de plus en plus nombreux, à la Commission informatique de la Ville de Genève créée à cette fin. Elle disparaît en novembre 1984 lors de sa fusion avec la Commission informatique de la Ville de Genève et devient la CORI.
La série des procès-verbaux de la CORA, avec les annexes associées, a été reconstituée à partir de 7 classeurs ayant été tenu en parallèle par différents membres de la commission. Les nombreux procès-verbaux en double, conséquent à cette organisation, ont été éliminés. Ces classeurs contenaient également une quantité importante de documents (correspondances, notes au CA, extraits du CA, rapports divers,...) lié à la CORA mais sans lien direct avec les procès-verbaux des séances. Après réflexion, il a été décidé de conserver ces documents protéiformes dans la série des procès-verbaux de la CORA plutôt que de réaliser une intervention lourde sur l'organisation du fond en les dispersant dans de multiples sous catégories. Ces ensembles de documents hétérogènes viennent donc s'intercaler entre les procès-verbaux de la CORA proprement dit. Divers documents, tels que des photocopies de notes au CA coupés de leur contexte, des documents budgétaires en doubles, des rapports d'heures supplémentaires et des documents isolés provenant souvent des fonctions administratives occupées parallèlement à la CORA par les membres de la commission, ont été éliminés. On notera notamment la présence d'un ensemble de document de la SORA ainsi que des études de réorganisation administrative des années 1969-1970 qui, venant compléter les premiers procès-verbaux de la CORA, permettent de se faire une idée plus claire de l'enchaînement des événements qui mène à la création de la CORA au début des années soixante-dix puis à son officialisation fin 1974.
Procès-verbaux de la Commission informatique de la Ville de Genève (Commission informatique de la Ville de Genève) (140.A.3)
Cette instance, créée en 1982 pour décharger la CORA des problèmes informatiques, a piloté l'informatique de la Ville de Genève entre septembre 1982 et novembre 1984. Elle assurera notamment l'installation du nouvel IBM 38. En novembre 1984 elle fusionnera avec la CORA pour former la CORI.
Constituée à partir d'un classeur dont le contenu a été intégralement conservé, cette série contient des procès-verbaux de l'organe faîtier de la Commission informatique de la Ville de Genève ainsi que quelques procès-verbaux des séances de plusieurs de ses sous-groupes de travail. Ces procès-verbaux ne forment cependant pas des séries continues et l'ensemble reste très fragmentaire. Par conséquent, nous ne pouvons que conseiller la consultation des fonds concernant l'Ingénieur conseil de la Ville de Genève (119. Ingénieur conseil) et la Présidence et direction du Département du service social, des écoles et de l'environnement (500. Présidence et direction du Département du service social, des écoles et de l'environnement) dont les documents sur la Commission informatique de la Ville de Genève sont bien plus complet que ceux de la présente série.
Procès-verbaux de la Commission d'organisation et d'informatique (CORI) (140.A.4)
Suite au rapport de MM. Picquemal et Levrat rendu en septembre 1984, cette instance est créée en novembre de la même année par la réunion de la CORA et de la Commission informatique de la Ville de Genève. On considère comme préférable de réunir sous la responsabilité d'une seule instance les questions d'informatiques et d'organisations qui vont souvent de paire. La commission d'organisation et d'informatique est flanquée d'un secrétariat qui ajoute aux tâches classiques d'une telle entité la responsabilité de rassembler de la documentation et de mener certaines études pour le compte de la commission. Ce secrétariat est dirigé par un secrétaire permanent qui siège au sein de la commission. Cette nature bicéphale de l'ensemble se retrouve dans les budgets de la Ville de Genève ou Commission et Secrétariat apparaissent sous des entrées différentes. La commission en tant que telle, avec à sa tête un directeur, comprend des représentants des 5 départements de la Ville, auxquels viennent s'ajouter le secrétaire général, le secrétaire permanent et le chef de l'informatique municipale. Ces membres continuent cependant d'occuper des fonctions dans leurs départements respectifs, parallèlement à leur fonctions au sein de la CORI. Il est donc fréquent de retrouver des traces de ces fonctions au milieu de documents relatifs à la CORI. Ces documents parasites ont été éliminés lorsqu'ils étaient isolés et sans lien. Dans les quelques cas ou ils formaient des ensembles plus importants et homogènes, ils ont été conservés.
Cette série a été constituée à partir d'un groupe de 9 classeurs contenant les procès-verbaux de la CORI, leurs annexes, mais également d'autres documents tels que de la correspondance, divers rapports et des notes au Conseil administratif. Comme pour la CORA, il a été décidé de conserver ces documents au sein de la série des procès-verbaux CORI au milieu desquels ils viennent s'intercaler. Cette série a également été complétée par une suite de procès-verbaux CORI et de leurs annexes tirées des papiers de Mme Florinetti (140.B.3), secrétaire permanente de la CORI de 1986 à 1992. L'ensemble formé par les procès-verbaux de la CORI est donc très complet.
DIRECTION & ADMINISTRATION (140.B)
Papiers de la Direction (140.B.1)
"Correspondance. Yves Rouiller" (140.B.1.1)
M.Yves Rouiller a été le directeur de la CORA puis de la CORI, parallèlement à sa fonction de directeur adjoint du Service financier. Cette série qui comprend sa correspondance ne couvre cependant que la période 1987-1991. Elle était contenue dans deux boîtes d'archives. Ces documents concernent surtout les activités de M. Y. Rouiller en tant que directeur adjoint des Services financiers. Cependant, comme ils étaient intégrés à l'ensemble des documents "CORA-CORI", ils ont été conservé tel quel. Sa correspondance, classée alphabétiquement par année, a été intégralement conservée.
"Documents Yves Rouiller" (140.B.1.2)
Il s'agit des documents du directeur M. Rouiller (1971-1992). Ces dossiers étaient rangés pêle-mêle dans quatre boîtes d'archives. Les documents concernent, selon les années, les activités de la CORA ou de la CORI. Parmi ces papiers, un ensemble cohérent est assez importants de documents concernaient les activités de la Fondation de prévoyance en faveur du personnel d'institutions subventionnées par la Ville de Genève (FOP) et de la Fondation Cramer. Ces documents ont été séparés du reste et placés en tête de série. Le reste des documents est d'une nature beaucoup plus hétéroclite. On y trouve ainsi des documents relatifs à la réorganisation des téléphones, au premier annuaire téléphonique de l'Administration municipale, aux locaux (il s'agit d'un mandat permanent), à la base de données comptable, des projets de nomenclature et des organigrammes de structure antérieurs à la CORA. Certains documents, notamment des copies ou des papiers relatifs aux Services financiers ont été éliminés lorsque aucun lien avec les dossiers n'a pu être établi. Les rapports concernant les mandats ont été intégrés aux séries mandats (140.C) correspondantes. Les doubles ont été détruits.
Fonctionnement (140.B.2)
Plusieurs classeurs portaient l'intitulé : "Archives en bloc". Leur contenu variait, mais il est possible de dégager quelques grandes catégories qui concernent la CORA, les Services financiers et le secrétariat de la CORI. Souvent mélangés, comprenant de nombreux doubles, ils ont nécessité un tri car ils n'étaient en général pas liés entre eux. On y trouvait également des documents relatifs aux fonctions hors CORA de différents membres de la commission tels que Roger Guenin (CORA, OCODE ), Yves Rouiller (CORA, Services financiers) , Claude Henninger (CORA, Services financiers), Jean Clerc (Services financiers, prédécesseur de M. Rouiller comme directeur-adjoint).
Les documents concernant la CORA ont été séparés de ceux relatifs à la CORI qui formaient un tout plus homogène. Les documents concernant la CORI comprenaient des rapports d'activités du secrétariat de la CORI entre février 1986 et novembre 1988 ainsi qu'un projet de rapport d'activité de la CORI pour 1988 qui ont tous été conservé. Les rapports individuels d'activité (R.I.A), les fiches de solde des vacances, les copies de certificats médicaux et les décomptes horaires, qui représentaient plus des deux tiers des documents, ont été détruits. On ainsi été détruit : un classeur contenant des notes et ordres de service pour l'administration municipale et un classeur intitulé "Documents d'investigation CORI" dont le contenu formait un doublet avec les mandats. Quelques documents appartenant à M. Cordt-Möller et à Mme Florinetti ont également pu être intégrés à la sous-série Papiers des secrétaires permanents (140.B.3).
Papiers du / de la secrétaire permanent/e (140.B.3)
M. Cordt-Muller a été le secrétaire permanent de la CORA puis de la CORI jusqu'en octobre 1986 parallèlement à ses fonctions au sein du Contrôle financier. L'ensemble était formé à l'origine de 4 classeurs au contenu assez hétéroclite, rassemblé sous l'appellation "archive en bloc". De nombreux exemplaires de factures, formulaires de réquisition, bulletins de livraison et extraits du CA isolés ont été éliminés. Plusieurs rapports du Contrôle financier - sans aucun lien avec le reste des documents de la série - provenant de son activité dans ce service ont également été détruits.
Mme S. Florinetti succède à M. Cordt-Muller et occupe la fonction de secrétaire permanente de la CORI de novembre 1986 à avril 1992. Cet ensemble était formé à l'origine de 3 classeurs contenant essentiellement une série complète des procès-verbaux de la CORI avec leurs annexes. Après transfert de ces documents dans la série "Procès-verbaux CORI" (140.A.4) et élimination de nombreux documents possédés en double, il reste un ensemble assez réduit formé pour l'essentiel de notes au CA et aux membres de la CORI entre 1986 et 1990 ainsi que de quelques documents annexes.
Certains documents ont été transférés dans d'autres séries du fonds CORA/CORI. Ainsi, le règlement de la CORA et le protocole d'accord entre la CORA et le Contrôle financier ont été transféré dans la série "Textes réglementaires" (140.A.1). Quelques mandats CORI numérotés ont été intégrés aux mandats correspondants (140.C.2) alors que des procès-verbaux de la CORI ont rejoint la série Procès-verbaux CORI (140.A.3). Enfin, un manuel et une lettre d'information concernant la bibliothèque de la CORI ont été intégré à la série "Bibliothèque CORI" (140.B.4).
Cette série contient de nombreuses informations sur les activités de la CORA des années soixante-dix à la mise en place de la CORI en 1984-1985. Elle contient également de nombreuses informations historiques sur la création de la CORA et sur les activités menées conjointement avec la SORA à la fin des années soixante et au tout début des années soixante-dix. De nombreux extrait du CA et de notes au CA viennent compléter la série. On y trouve également un exemplaire du rapport Levrat de 1984 sur l'informatique de la Ville de Genève.
Bibliothèque (140.B.4)
Cette série, formée à l'origine de deux classeurs, contient le catalogue complet des ouvrages constituant en 1985 la bibliothèque en organisation et en gestion de la CORI. Le second classeur, contenant les factures relatives à la bibliothèque, a été détruit. Le mode d'emploi de ce catalogue, retrouvé dans les papiers de M. Cordt-Moller (140.B.3), a été également intégré à la série.
Dossiers de documentation (140.B.5)
A l'origine, cette série était formée de 4 classeurs. Deux d'entre eux contenaient des articles et dossiers parus dans la presse spécialisée en informatique. Cet ensemble cohérent de documentation a été intégralement conservé. Le troisième, intitulé "Informations générales VG : (1983-1985)" contenait principalement des documents (listings) issus du Service de la comptabilité. Il a été détruit. Quant au dernier, "Un an de réforme administrative. Ville de Montréal", il s'agissait d'un dossier présenté en 1988 au parlement de la Ville de Montréal. Probablement conservé à titre de comparaison avec la Ville de Genève, il a également été éliminé.
Correspondance (140.B.6)
"Correspondance CORA/CORI"
Cette série constituée de la correspondance entrante et sortante de la CORA puis de la CORI, entre 1984 et 1992, provient de d'un ensemble de 13 classeurs fédéraux dont le contenu a été intégralement conservé.
Budget et comptabilité (140.B.7)
A l'origine cette série était formée de 7 classeurs. Seul les relevés de comptes annuels et la correspondance ont été conservés. Le reste, soit les factures et les relevés de compte mensuel, a été éliminé.
MANDATS (140.C)
Mandats CORA (140.C.1)
Cette série est issue de 4 boîtes d'archives contenant divers dossiers en vrac, grossièrement rassemblés par dicastère. Aucun ordre interne n'étant perceptible, la division par dicastère a été conservée. A l'intérieur des dicastères, les documents ont été rassemblés selon les thèmes apparents. Un classeur de documents de la CORA en liens avec le Service social a été intégré à cette série, de même que trois boîtes d'archives contenant des documents sur l'important dossier de gestion des locaux de l'administration municipale qui incombait à la CORA. De nombreux doubles, notes, brouillons, rapports au Conseil administratif épars ou sans rapport avec le reste des documents ont été détruit.
Mandats CORI numérotés (140.C.2)
Le secrétariat de la CORI concentre ses efforts et ses interventions sur les mandats de la Commission, eux-mêmes reçus du Conseil administratifs (du moins pour les plus importants).
La nature de ces mandats est de trois types :
Conceptuel et prospectif : ce sont des mandats d'organisation de portée générale. Dans ce cadre s'inscrivent les travaux tels que les lignes directrices en matières de locaux, le concept du nouveau manuel des directives de l'administration (MIAM), les scénarios de déménagements, les trois bases de données. Ces mandats représentent plusieurs mois de travail, voire plusieurs années en raison d'analyses documentaires, d'enquêtes sur le terrain, de rédaction de rapports.
Organisationnel : ces mandats visent de manière spécifique la réorganisation d'un service ou un groupe de services, tel que ceux relatifs aux achats, à la police municipale, à la voirie, à la gérance immobilière.
Aide à la réalisation, coordination et exécution de projets : il s'agit de travaux dans le cadre de la mise en oeuvre de la base de données patrimoine ou de la base de données personnel, ainsi que différents travaux de suivi de l'application coordonnée des directives de gestion administrative.
Certains mandats (les concepts des basse de données par ex.) ont requis de la part du secrétariat de la CORI de faire appel à des mandataires extérieurs, comme les sociétés ATAG, Batelle, AIM , FIDES conseil d'entreprise.
Les mandats étaient classés dans un ou plusieurs classeurs, selon leur importance. Ils étaient pour la plupart numérotés par ordre croissant ; numéro suivi de l'année où la CORI en fut chargée. Les mandats ne comportant pas de numéros ont été conservés à part (140.C.3).
Un classeur intitulé "Mandats retirés, transférés ou suspendus aux fins de redéfinition", contenait les mandats 6/1984 (définition d'une procédure d'achat), 8/1984 (gestion des imprimés), 16/1984 (analyse et uniformisation des retenues de garanties) et 29/1985 (étude sur la situation en matière de conservation de documents). Un autre, portant la mention "mandats terminés", contenait les mandats 3/1984, 10/1984, 11/1984, 21/1984, 22/1984, 25/1984, 27/1984, 28/1984. Nous avons choisi, dans le but de repérer plus rapidement les mandats de les classer successivement selon le numéro d'entrée qui leur fut attribués (de 0 à 58).
Dans l'ensemble, les mandats sont bien documentés et paraissent complets, néanmoins certains, le 22/1984, 23.1/1984, 27/1984, 28/1984, 46/1988, 55/1991, 57/1991, 58/1991 sont incomplets ou lacunaires. Dans ce cas, le peu d'informations disponibles a été conservé. Il manque les mandats 8/1984 : gestion des imprimés, 51/1991 : étude d'informatisation du domaine public, 56/1991 : méthodologie de la gestion de projet pour les trois bases de données centrales.
Un même ordre interne se dégage des documents. On retrouve généralement pour chaque mandat des extraits des procès-verbaux Cori et des extraits de séances du CA, des notes internes et de la correspondance, enfin différents documents, selon les besoins du mandat. Les documents sont tous classés dans un ordre inversement chronologique.
Les mandats étant l'activité première de la CORI, nous avons gardé l'ensemble des documents relatifs à leur réalisation. Nous avons jeté notamment les doublons, la correspondance éparse ou non informative, certaines listes (p. ex. liste pour la distribution des Directives générales de l'Administration), des exemples imprimés retraçant des procédures informatiques, des notes manuscrites (pense-bête), des photos sans légendes du colloque de l'Association internationales des maires des capitales francophones (AIMF).
Les dates extrêmes : 1964-1993
Mandats non numérotés (140.C.3)
Les mandats non numérotés ont été conservés à part (140.C.3). La majorité des documents concernent les trois bases de données (mandats les plus importants), notamment leur coordination. Les autres sont d'importance mineure. Nous avons tout conservé.
Inventaire complet (pdf)
