Rapport de traitement
Ce rapport de traitement a été effectué lors du classement du fonds de la Protection civile par Anouk Dunant, stagiaire. Lors d'une rencontre avec Monsieur Oetiker, chef de service adjoint de la Protection civile, en janvier 2000, il a été décidé des documents à conserver et à éliminer. Au vu de la grande proportion de documents éliminés, ce rapport de tri rend compte des documents conservés et éliminés par types de documents. Ce rapport fournit également des informations sur les types de dossiers conservés, leur ancien conditionnement et les périodes couvertes. Les cotes données entre parenthèse indiquent la localisation actuelle de ces documents dans le fonds classé. Tous les documents se trouvaient conditionnés dans des classeurs.
Rapports d'activité mensuels
Il s'agit de rapports mensuels des activités du service et de ses sections, donnant un aperçu des activités effectuées. (1972-1983). Tout a été conservé.
Rapports d'activités du chef de service adjoint
Il s'agit de rapports d'activités mensuels du chef de service adjoint uniquement (1979-1983). Tout a été conservé.
Procès-verbaux des séances de direction
Il s'agit des procès-verbaux des séances de direction, qui ont lieu hebdomadairement (1972-1984). Tout a été conservé.
Ordres de service
Tout a été conservé
Commissions municipales
Ce sont les procès-verbaux des séances de différentes commissions municipales (commission des finances, commission des travaux, commission des sports, du feu et de la protection civile) auxquelles ont pris part les chefs de service de la Protection civile (1972-1982). Les programmes de voyages des commissions ont été éliminés.
Division des organismes
Il s'agit des rapports d'activité, des procès-verbaux et des programmes de travail de la division des organismes (1975-1978). Cette division réunissait les chefs de chaque section de la Protection civile. Tout a été conservé.
Correspondance
Il s'agissait de 24 classeurs contenant la correspondance envoyée et reçue entre 1976 et 1984. Tout a été éliminé.
Correspondance avec le Conseiller administratif délégué
Il s'agit de la correspondance échangée entre le Conseiller administratif délégué à la Protection civile et la Protection civile (1971-1984). Tout a été conservé
Secrétariat général
(1966-1983). Il s'agit de notes et de correspondance entre la Protection civile et le Secrétariat général. Tout a été conservé.
Correspondance avec les différents services de l'Administration municipale
(1972-1982). Il s'agit des notes et de la correspondance entre la Protection civile et différents services de l'Administration municipale. Tout a été conservé.
Correspondance avec le Conseil d'Etat
(1960-1968). Tout a été conservé.
Lettres de remerciements
Il s'agissait d'un classeur de lettres de remerciements (1972-1988) pour du prêt de matériel, une collaboration, un prêt de local, etc. Tout a été éliminé.
Formation
Il s'agissait d'un classeur (1981-1988) contenant des confirmations pour des cours d'informatique et de bureautique. Tout a été éliminé.
Section Administration
Il s'agissait de classeurs contenant les procès-verbaux et les rapports de cette section. Cette section n'existant plus, ces documents ont été placés dans la série Administration (ancienne cote : 469.C.1). Tout a été conservé.
Sections Instruction
Il s'agit des procès verbaux et des rapports d'activité de la section entre 1972 et 1984. En plus de ces documents, deux dossiers contiennent des rapports de cours spécialisés, d'exercices et d'interventions, classés par année (1968-1981). Tout a été conservé.
Section Matériel
Il s'agit des procès-verbaux et des rapports d'activité de la section matériel. Deux années uniquement ont été versées : 1971 et 1977. Tout a été conservé.
Section Technique
Il s'agit des procès-verbaux, des rapports d'activité ainsi que des rapports d'intervention de la section technique entre 1973 et 1984. Tout a été conservé.
Section Construction
Il s'agit des procès-verbaux et des rapports d'activité de la section construction entre 1975 et 1984. Tout a été conservé.
Groupe OPE (Organisation de Protection d'Etablissement)
Il s'agit des procès-verbaux et des rapports d'activité de ce groupe entre 1972 et 1978. Les doublons et les tableaux de vacances ont été éliminés.
Cours
Il s'agissait de 27 classeurs contenant tous les documents relatifs à l'organisation des cours, classés par année. Les listes de participants ont été éliminées. Les lettres d'excuses ont été éliminées. La comptabilité de cours (il y avait deux classeurs de comptabilité, un pour 1977 et un pour 1979) a été éliminée, à l'exception de 6 dossiers qui ont été gardés comme échantillons. Les dates de cours, ordres de cours, programmes de cours et rapports de cours ont été conservés. Ils sont classés par année (l'ordre original n'a pas été modifié) et couvrent la période 1970-1979. Les dossiers des cours ont été placés dans la Section instruction (ancienne cote : 469.D.2).
Libérés
Il s'agissait de 16 petits classeurs (1968-1980) contenant les fiches personnelles (par ordre alphabétique et par année) des cours effectués par les personnes nées entre 1918 et 1924. Chaque classeur était à double. Lorsque ces personnes ont été libérées de l'obligation de servir, ces fiches ont été réunies dans ces classeurs. Un échantillonnage a été fait de ces fiches. Les deux premières fiches de chaque année ont été gardées. Le reste a été éliminé. L'échantillonnage a été placé dans la série Section contrôle (ancienne cote : 469.H) ; en effet c'est la section contrôle qui gère actuellement les incorporations et les libérations.
Questionnaires
Il s'agissait de 7 classeurs (1968-1978) contenant les questionnaires remplis par les personnes astreintes à la protection civile au début de leur incorporation. Il y avait un classeur par année, contenant les questionnaires par ordre alphabétique des personnes (nées entre 1919 et 1926). Un échantillonnage a été fait. Pour chaque année, les deux premiers questionnaires de la lettre B ont été gardés. Le reste a été éliminé. L'échantillonnage a été placé dans la série Section contrôle (ancienne cote : 469.H) ; en effet c'est la section contrôle qui gère actuellement les incorporations et les libérations.
Rapports d'interventions
Ils se trouvaient dans un classeur intitulé "Piquet d'alarme". Ces sont les rapports d'interventions de la Protection civile (1969-1981). Tout a été conservé.
Relations publiques et voyages d'études.
Il s'agit de la correspondance de la part de diverses institutions et associations en vue d'une visite des dispositifs de la Protection civile ; des visites que la Protection civile organise pour le Conseil administratif, municipal ou pour d'autres groupes de ses propres locaux, ainsi que visites que la Protection civile fait dans d'autres sections, à d'autres institutions dans un but de formation ; des programmes de voyages d'étude et culturels de la direction. Tout a été conservé.
Avis de mutation
Il s'agissait de 6 classeurs (1972-1980) contenant des avis de mutations (un avis par personne). Cet avis est établi lorsqu'une personne change de commune et est affectée à une autre section de Protection civile. Tout a été éliminé.
Documentation diverse
Il s'agissait d'un classeur contenant des prospectus de matériel (1972-1987). Il a été éliminé.
Revues Protection civile
Il s'agissait de quelques numéros de la revue suisse Protection civile entre 1981 et 1983. Tout a été éliminé.
Lettres de libération de l'obligation de servir
Il s'agissait de lettres libérant de l'obligation de servir suite à des examens médicaux (1972-1982). Tout a été éliminé.
Divers
Il s'agissait de 4 classeurs (1972-1984) intitulé "Divers". Ils contenaient des lettres d'excuses pour des séances, des offres de matériel, des demandes de matériel, des remerciements, des lettres concernant des objets trouvés, des brochures sur la Croix-Rouge. Tout a été éliminé.
Lettres de dispenses
Il s'agissait de lettres de dispenses de servir (1967-1971) qui se trouvaient dans le même classeur que la correspondance avec le Conseil d'Etat. Toutes ces lettres ont été éliminées.
Office du personnel
Il s'agissait de deux classeurs (1972-1979) qui contenaient les règlements relatifs au personnel de l'Administration, des convocations à des séances d'évaluation des fonctions, des lettres et notes de l'office du personnel adressées aux chefs de services, les certificats médicaux relatifs aux absences et des demandes de matériel et de locaux adressées à la Protection civile pour l'organisation de fêtes de retraites. Tout a été éliminé.
Journée d'étude des chefs de service
Il s'agissait d'un classeur (1972-1987) contenant la correspondance relative à des séances d'information, des réunions et des journées d'études à l'intention des chefs de service de l'Administration municipale. Tout a été éliminé.
Evaluation, tri, éliminations (relatifs à l'accroissement de 2011)
Lors du traitement de 2011, nous avons éliminé deux classeurs "Commandes et demandes d'offres", un classeur de revues "Convergences médicales", un classeur de transparents de conférences par l'Office fédéral de la protection civile (OFPC), un classeur de notes de/à l'Office du personnel et de demandes d'emploi (1987-1998), le fax d'un avant-projet de loi sur la sécurité civile à Genève (fax du 15 avril 1999 concernant le Service cantonal de la protection civile) et un "Rapport de gestion du Conseil administratif à l'appui des comptes 1986". Par ailleurs, dans un carton de documents épars, nous avons également éliminé des photocopies d'articles de presse en français et allemand d'une revue de protection civile et des directives d'exercices et de cours de l'Office fédéral de la protection civile. En revanche, un classeur intitulé "AGCL - John Chevalier" contenant des rapports sur l'organisation de la protection civile à Vernier et en Arabie séoudite dans les années 1970 a été rendu au SAPP.
