Evaluation, tris, éliminations : Consignes générales
L'élément principal est la « déclaration de taxation ». Cette déclaration est conservée même lorsqu'elle n'a pas été remplie, afin de conserver une trace de ce contribuable. Cependant, cette « déclaration de taxation » est souvent accompagnée d'autres éléments :
« Répartition des éléments de taxations » ; « Calcul de répartition intercommunale » (2 pages en général) ; « Annexe à la déclaration », comprenant en général : Location, sous location et affermage immobilier, Société de base – groupe professionnel n° 150, Médecins et professions assimilées – groupe professionnel n° 100 ; « Avis de transfert » ; « Avis d'annulation » ; « Questionnaire pour nouveau contribuable ».
Les « Avis d'annulations », « Avis de transfert » et « Questionnaire pour nouveau contribuable » sont systématiquement détruits. Les trois autres types d'annexes (Répartition des éléments de taxations ; Calcul de répartition intercommunale ; Annexes à la déclaration) sont conservées lorsqu'elles ont été remplies et possèdent des données chiffrées. Dans le cas contraire, elles sont éliminées.
Cas particulier
Quand on retrouve à la fois les « feuilles de répartition des éléments de taxation » et celles du « calcul de répartition intercommunale» on ne conserve que la « feuille de répartition des éléments de taxations ». Celle-ci est en effet un résumé des informations dispersées sur les deux pages du « calcul de répartition intercommunale ». Si une partie seulement de ces feuilles porte des informations chiffrées, seul ces dernières seront conservées. Les documents non remplis sont éliminés.
La « déclaration de taxation » est parfois classée dans une autre année. Par conséquent, on se retrouve de temps à autre sans « déclaration de taxation » pour un contribuable donné. Dans ce cas, on conserve les annexes selon la logique exposée plus haut. Si celles-ci n'ont pas été remplies, on conserve néanmoins une des annexes de façon a avoir une trace de l'existence du contribuable concerné.
En conséquence de ce qui a été dis précédemment, on se retrouve parfois en possession de « déclarations de taxation » pour plusieurs années différentes. Elles sont toutes conservées. Les annexes qui les accompagnent seront conservées selon les règles exposées précédemment.
Tous les duplicata sont éliminés. Toutefois, on peut rencontrer des cas de duplicata contenant des données chiffrées différentes. On conserve alors l'ensemble des documents.
