Evaluation, tris, éliminations : Traitement 2014 :
Au vu de l'importance matérielle de cette série, nous avons choisi d'épurer passablement les documents qu'elle contenait, mais de conserver les éléments principaux, soit les subventions accordées. En ce qui concerne les disciplines sportives, (env. 300 articles), nous avons choisi de ne conserver que les décisions d'attributions de subventions, ainsi que les rapports d'activité, les budgets, bilans et comptes des associations ou individus subventionnés. Nous avons conservé dans de rares cas de la correspondance qui pouvait présenter un intérêt particulier pour le département ou un événement d'envergure pour la municipalité. Nous s avons conservé également les statuts de l'association subventionnée, et dans de rares cas des procès-verbaux d'assemblées générales si ceux-ci constituaient le rapport d'activités.
De façon génrale, nous avons éliminé : les demandes de subventions, les lettres de remerciements pour les subventions accordées, les pièces comptables, l'annonce de décision sous condition préalable de recevoir les documents manquants, les formulaires de vérification des critères (parfois émis par le Contrôle financier), le justificatif du versement, les fiches de codification du payement, les lettres d'accompagnement n'amenant aucun élément d'information supplémentaire, les calendriers et horaires de participants à des cours ou des manifestations, ainsi que les résultats sportifs ou des relevés des effectifs. Nous avons également éliminé les réponses négatives aux demandes de subvention (sauf si il s'agissait d'une interruption). Nous avons éliminé les refus d'invitations aux nombreux événements, réceptions et repas organisés par les asociations subventionnées, ainsi que les acceptations pour des événements de peu d'intérêt (apéritifs, repas...). Nous avons éliminé les mises à disposition à titre gracieux d'installation sportives, de matériel (ambulances du SIS notamment) ou de bons de vols Swissair pour des événements ponctuels mais nous avons conservé celles qui constituaient une forme de subvention indirecte. Nous avons éliminé les listes de comité des associations subventionnées, les coupures de presse n'ayant pas de lien avec le département.
Classement :
Les classeurs étaient organisés sur des séries de deux ans, par ordre alphabétique des discipline sportive, nom de l'association ou événements. Nous avons choisi de respecter le mode de classement originel dans la mesure du possible.
La plupart des documents relatifs aux demandes de subventions ont été classées dans la série "activités". Ceux qui étaient propres aux centres sportifs et non aux activités sportives ont été mis dans la série installations sportives.
