Manuscrits et archives

Les machines mécanographiques font leur apparition dans les administrations genevoises dans la période qui suit la deuxième guerre mondiale. En 1948, le Service de la comptabilité générale devient ainsi le premier service mécanisé de la Ville, suite à l'installation de machines comptables perforées. Face au développement du parc mécanographique municipal, un service à part entière est créé en 1964 sous le nom d'Office mécanographique. Ce n'est pourtant qu'en 1971 que la Ville acquiert son premier ordinateur et entre dans l'ère informatique. L'Office mécanographique devient alors l'Office informatique. Son organisation reste très centralisée et le choix stratégique fait de ne pas doter les services de terminaux va faire perdre beaucoup de retard à la Ville en matière d'équipement informatique.

Les années 1980 sont marquées par l'élaboration d'une informatisation moderne. Elles voient la création, puis la restructuration de nombreuses entités (Commission informatique de la Ville ; passage de l'Office informatique au Centre de traitement informatique - CTI, puis à l'Informatique générale de la Ville - IGVG), mais peinent à concrétiser les concepts développés par deux experts universitaires, MM. Levrat et Piquemal, en 1984 : bases de données interactives centralisées, mise en place d'un vaste réseau de terminaux, mise en place d'un réseau de télécommunications performant, élaboration d'un plan informatique. Le manque de ressources, tant financières qu'humaines, la multiplication des projets complexes à gérer, le vote de plusieurs moratoires successifs sur les dépenses informatiques, vont faire perdre au service informatique le contrôle de l'informatisation.

C'est finalement le réinvestissement du champ informatique par le politique qui va permettre la mise en application des concepts élaborés dans la décennie précédente. Le mandat d'un nouvel expert extérieur, M. Balantzian, débouche sur la création en 1995 de la Direction des systèmes d'information (DSI), chargée de superviser l'ensemble des éléments nécessaires à la mise en oeuvre de la politique informatique de la Ville. Un nouveau système permet la séparation entre le budget de fonctionnement du service et les crédits accordés aux projets informatiques développés dans le cadre d'un Plan informatique quadriennal. L'ancienne politique de création/conception est remplacée par une politique privilégiant l'adaptation de produits existant sur le marché. Enfin, la décision de mettre fin au moratoire permet de relancer les projets.

Au terme de ce processus, les organes de réflexions et de décisions en charge de l'informatique deviennent permanents au sein de la Conférence des directeurs, du Conseil administratif et du Conseil municipal, et confirment le soutien politique désormais apporté à l'informatique. Les nouvelles structures de la DSI, conçues de manière flexible et participative, s'adaptent dans les années suivant sa création à l'évolution des besoins et de la technologie, ainsi qu'aux nouvelles tâches qu'absorbe le service. En 2007, la DSI est transférée au sein du Département des sports et de la sécurité, renommé Département de l'environnement urbain et de la sécurité, et rebaptisée en Direction des systèmes d'information et de communication (DSIC). Cette redistribution marque la volonté du Conseil administratif de mettre sur pied une véritable politique en matière de systèmes d'information et de communication.

Ce fonds a été versé par la Direction des systèmes d'information et de communication (DSIC) aux Archives de la Ville en 2015 (2015.V7).

Les dossiers versés en juin 2015 par la Direction des systèmes d'information couvrent la période allant des années 1970 au début des années 2000, mais se révèlent très inégaux selon les périodes et les types de documents. Ainsi, à peu près rien ne subsiste des années 1970, à l'exception des dossiers du personnel engagé à cette époque et de quelques documents épars de la fin de la décennie. Pour les années 1980, des documents déjà un peu plus nombreux (correspondance, procès-verbaux de séances de direction, projets, ...) permettent une première approche de cette période marquée par les débuts de l'informatisation générale de la Ville. Les périodes suivantes confirment cette tendance, même si la richesse de contenu des dossiers varie fortement d'un dossier à un autre.

Le fonds comprend plusieurs sections :

Une première partie concerne la stratégie générale de la Ville en matière informatique. Esquissée dès le début des années 1980, cette dernière va progressivement prendre de l'ampleur et obtenir le soutien du politique. Cette mise en place stratégique va s'accompagner de nombreux changements dans les structures du service, de même qu'au niveau des commissions politiques qui s'occupent de problématiques informatiques, changements qui aboutissent en 1995 à la création d'une Direction des systèmes d'information.

Une seconde partie concerne la gestion administrative du service informatique lui-même : stratégie, direction, finances, ressources humaines, locaux, communication, correspondance, relations extérieures.

La troisième partie, quant à elle, concerne le développement informatique en tant que tel. Elle comprend un premier volet consacré aux plans informatiques quadriennaux. Instaurés en 1995, parallèlement à la création de la DSI, ces derniers doivent permettre une meilleure vision sur les projets en cours et à venir, ainsi qu'un budget attribué, sans impact sur le fonctionnement du service. Un deuxième volet comprend les audits des applications informatiques. Financiers ou techniques, internes ou externes, ils donnent un aperçu de la situation de certaines applications ou de certains projets à un temps t. Un dernier volet permet d'apporter un éclairage sur certains des projets menés par le service informatique. Il est consacré aux trois bases de données au centre du développement informatique de la Ville, à des projets ciblés (applications, systèmes d'information, projets transversaux), ainsi qu'au développement du réseau de télécommunications municipal.

De nombreux dossiers dans ce fonds reflétait un système de classement par responsable et non par type de documents ou par projet. De plus, la structure interne de certains dossiers n'était pas toujours clairement établie. Devant cet état de fait, il a été décidé de respecter au maximum l'ordre original entre et à l'intérieur des dossiers, même si cela implique de devoir recouper des dossiers aux titres et dates parfois similaires pour avoir une vision globale des informations disponibles, les dossiers d'un collaborateur permettant de compléter ceux d'un de ses collègues. De plus, cela a impliqué une évaluation assez large : dans le cas où il ne restait pas beaucoup d'informations sur un projet, des documents, voire des dossiers ont été conservés afin de garder une trace du projet.

De manière générale, les documents suivants ont été éliminés: brouillons de documents existants, notes de travail, doublons, ordres du jour lorsque le procès-verbal de la séance existait, lettres et cartes d'accompagnement, documentation générale éparse, rapports d'activité de fax, récépissés de recommandés, factures, pièces comptables, coupures de presse sur des thématiques générales, listes des adresses des services, modèles de documents vierges. Les éliminations plus spécifiques sont indiquées au niveau de la série ou du dossier concernés.

Les dossiers généraux suivants ont été entièrement éliminés (les dossiers liés à une série particulière et éliminés sont indiqués au niveau de la série correspondante):

2015.V7/196 WEFACOM. Remplacement de 15 cabines publiques: motion 285 datée de 1997 intitulée « Cabines téléphoniques à prépaiement dans les bâtiments publics », offres et correspondance en lien avec le remplacement et la suppression de cabines publiques entre 2000 et 2001.

2015.V7/201 Informatisation du Mémorial: version dactylographiée d'une séance du Conseil municipal avec corrections et indications de mise en page.

2015.V7/223 à 225 Rotation des conseillers municipaux 1999 à 2007: procès-verbaux des séances du Conseil municipal et listes récapitulatives des nominations et démissions des conseillers municipaux.

2015.V7/229 M. Demont 1995: correspondance et devis relatifs à la gestion des adresses et à la gestion financière sous MAGIC II, au sein du Service des écoles et des institutions pour la jeunesse.

2015.V7/246 Gestion des interventions informatiques dans les services: mode d'emploi du système et listes d'interventions effectuées entre mai et juillet 1993. A titre d'exemple, le rapport d'activités 1994 contient les statistiques d'interventions pour l'année complète.

2015.V7/271 Projets divers: offres et baux à loyer non signés relatifs à des locaux, dans le New Tech Center des Charmilles, où la DSI a envisagé d'emménager à fin 2003.

2015.V7/272 Perturbations fréquence radio: pièces de correspondance, procès-verbaux de séance, ainsi que mesures de fréquence, consacrés à un problème de perturbations de la fréquence radio qui a touché les services de la Voirie entre janvier et avril 1995.

Oui

Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives publiques genevoises.

Le fonds contient quelques CD-ROM et disquettes qui nécessitent un appareil de lecture.

Répertoire numérique.

DUCRY, Emmanuel, « Informatisation de l'Administration de la Ville de Genève (1947-1998) : brève esquisse historique », Archives de la Ville de Genève, octobre 2002.

Description réalisée par Manuela Giovannini, avec la collaboration d'Ehsan Jamei et David Burkhard pour le reconditionnement de la série de correspondance générale.