Manuscrits et archives

Il s'agit des documents de travail relatifs à la préparation du budget, du compte rendu financier et du bilan de la Ville de Genève. Cette série contient des documents provenant de la Direction des finances, mais également de la Comptabilité générale. En effet, bien qu'officiellement crée en 1986, une entité faisant office de direction existe déjà, de fait, bien avant cette date. La mise sur pied du projet de budget et du compte rendu financier exige une collaboration étroite entre cette direction et le Service de la Comptabilité générale. C'est cette proximité et, pour la période antérieure à 1986, le flou à propos du statut de la direction, qui explique en partie les mélanges et les incertitudes existants dans la provenance des documents au niveau de cette série.

Ces documents mettent en lumière les processus internes d'élaboration du budget, du compte rendu financier et du bilan. Couvrant une période allant du début des années soixante jusque dans les années nonante ils permettent de suivre l'apparition des nouvelles règles et pratiques en matière comptable ainsi que leur mise en application au niveau de la Ville de Genève. Ils documentent également les contacts établis avec le législatif à travers la Commission des finances du Conseil municipal. Cette série retiendra également l'attention des personnes qui rechercheraient des informations comptables et budgétaires, complémentaires à celles figurant dans les documents officiels publiés.

Les documents présents dans cette série ont des provenances variées. Une partie d'entre eux provient d'un ancien fonds, AVG.152 Budget, qui en a formé le squelette. Par la suite, plusieurs ensembles à la provenance incertaine (Direction, Comptabilité générale ou Magistrat) ont été ajoutés sur une base thématique. Ces ensembles, traités par des personnes différentes, à des périodes parfois distantes, ressemblaient plus à une collection d'éléments hétérogènes mis bout à bout, qu'à un tout véritablement structuré. C'est pourquoi, en 2009, à l'occasion de l'insertion d'un nouveau lot de documents, nous avons appliqué les critères de tris retenus à l'ensemble des documents déjà présents au sein de la série. Nous avons également profité de l'occasion pour en retoucher et en simplifier la structure.

L'utilisation d'un principe thématique pour rassembler les éléments en liens avec le budget et le compte rendu financier a été utilisée pour remédier à la dispersion et au manque de structure des documents. Cette situation s'explique d'une part par l'état des fonds versés (versements multiples, provenances incertaines, documents en vrac) et d'autre part par le mode d'élaboration du budget et du compte rendu financier. Celui se caractérise en effet par de nombreux allers-retours des documents et des projets entre la Direction des finances, le Magistrat délégué aux finances, le Conseil administratif, la Commission des finances et le Conseil municipal. C'est également la raison pour laquelle ces mêmes documents sont susceptibles de se retrouver dans d'autres séries et d'autres fonds des Archives de la Ville de Genève. Par exemple, dans ce fonds, la série 100.B « Conseil municipal » contient des documents relatifs aux crédits extraordinaires votés par le Conseil municipal ainsi qu'aux l'intervention des commissions du Conseil municipal. De même, les fonds « 152. Comptabilité générale » ou « 01.Conseil municipal » contiennent des documents en lien avec ces thématiques.

L'orientation générale en matière de tri a été de conserver les éléments finaux synthétisant les informations en bout de chaîne. En cas d'absence du document final, le dernier document en date a été conservé par défaut. Pour le reste, les critères de tris appliqués ont été les suivants :

- Les doublons ont été systématiquement éliminés.

- Les extraits des Procès-verbaux du Conseil administratif et les extraits du Mémorial du Conseil municipal ont été éliminés dans la plupart des cas (les originaux sont respectivement disponibles dans les Procès-verbaux des séances du Conseil administratif et dans le Mémorial du Conseil municipal).

- Les copies de procès-verbaux des séances du Conseil administratif ont été éliminées (présents dans les Procès-verbaux des séances du Conseil administratif). Un ou deux procès-verbaux de séances extraordinaires ont cependant été conservés, car ils ne figuraient pas dans les registres des séances du Conseil administratif.

- La correspondance mêlée aux dossiers a été éliminée lorsqu'elle n'apportait pas d'informations supplémentaires sur le sujet (lettre accompagnant l'envoi d'un rapport, absence ou présence à des réunions...).

- Concernant la Commission des finances, nous avons été attentifs à conserver un maximum de documents. Toutefois, lorsque les documents finaux transmis à la Commission étaient disponibles, les brouillons, les documents de travail et la documentation ayant servi à les élaborer ont été éliminés. Ces éléments n'ont été conservés que dans les cas ou le document final transmis à la Commission des finances n'était pas disponible.