Manuscrits et archives

Cette série contient des documents en lien avec l'élaboration du budget de la Ville de Genève. Elle documente plus particulièrement le processus d'élaboration du projet de budget présenté au Conseil municipal. Ces archives dévoilent les étapes successives de la production de ce document : acceptation du planning d'élaboration du projet de budget par le Conseil administratif, envoi d'un ordre de service demandant aux services d'évaluer et justifier leurs besoins budgétaires pour l'année à venir, rassemblement de ces informations par la Comptabilité générale et la Direction des finances, élaboration d'un premier projet de budget, présentation de ce document au Conseil administratif, va et vient du projet de budget entre le Conseil administratif et la Direction des finances en fonction des séances consacrées à son étude, élaboration du rapport à l'appui du projet de budget par le Conseil administratif, envoi des documents à l'imprimerie, présentation du projet de budget au Conseil municipal, renvoi en Commission des finances, réponses aux questions et modifications apportées au projet de budget par la Commission des finances, votes et éventuelles modifications du budget par le Conseil municipal, acceptation du budget par l'autorité cantonale, possibilité de référendum et/ou demande des douzièmes provisoires si le Conseil municipal ne parvient pas à voter le budget avant fin décembre.

Cette série contient notamment des listings du projet de budget et du budget sous différentes formes (présentation administrative, comptable ou fonctionnelle) parfois de manière plus complète que dans les versions publiées de ces documents. On signalera aussi la présence des justificatifs fournis par les services à propos de leurs éventuelles variations budgétaires. On notera encore la présence d'analyses, de statistiques et de rapports sur la situation économique et budgétaire, la perception des centimes additionnels ou l'état d'avancement du projet de budget. Enfin, des articles de presse sur l'état des finances municipales ou les débats touchant au budget de la Ville peuvent également y figurer de manière ponctuelle. Pour terminer, on signalera que de la correspondance accompagne parfois le contenu des dossiers.

6,5 ml de documents en vrac ont été ajoutés en 2009, en plus des quelques 4 ml de documents déjà présents dans cette série. Du fait de l'aspect très hétérogène de l'ensemble, dû à un traitement effectué par des personnes différentes sur des segments limités, nous avons également appliqué les critères de tris aux documents déjà classés. Cette manière de procéder a permis d'uniformiser la présentation et l'organisation de cet ensemble.

Les critères de tris appliqués ont été les suivants :

- Nous avons détruit les documents de travail et récapitulatifs divers tels que : Modifications proposées, modifications éventuelles, modifications à apporter, modifications en cours de chiffres, modifications apportées par le Conseil administratif, récapitulatif provisoire, sommes disponibles pour un éventuel abattement, évaluation partielle, point de situation en cours de procédure, notes de travail...Dans leur grande majorité, ces documents se présentaient sous la forme de listings ou de listes manuscrites.

- Par contre, les documents, notes et rapports proposant une analyse ou une synthèse de la situation ont été systématiquement conservés.

- Concernant le projet de budget, seules les versions suivantes ont été conservées :

a) la version du projet de budget de la Direction des finances (avec justificatifs des services) ayant servi de référence pour l'édition du projet de budget présenté au Conseil administratif.

b) la version du projet de budget présentée au Conseil municipal.

c) les tirages des présentations fonctionnelles et spécifiques du budget voté par le Conseil municipal ou à la date la plus tardive lorsque cette version n'était pas présente. On notera qu'à partir des années quatre-vingt, il existe plusieurs types de présentation fonctionnelle : une version « fonctionnelle normale », une version « fonctionnelle Ville de Genève » et enfin une version « fonctionnelle Département de l'Intérieur et de l'Agriculture ». Ces trois présentations ont été conservées pour la version votée du budget lorsqu'elles étaient disponibles.

- Toutes les autres versions et listings de ce document ont été éliminées. Cela comprend tout ce qui relève du pré budget, les listings et tirages du budget selon la présentation administrative (la version présentée dans la version éditée du budget), tous les listings du budget selon la présentation économique (réalisé en raison de besoins statistiques de la Confédération), toutes les versions intermédiaires des présentations fonctionnelles et spécifiques ainsi que les versions éditées du budget voté par le Conseil municipal (disponible en salle de consultation).

- Tous les documents relatifs à l'élaboration du rapport du Conseil administratif à l'appui du projet de budget ont été éliminés (la version finale de ce document figure dans le Mémorial du Conseil municipal).

- De même, tout ce qui avait trait au discours du Conseil administratif à l'occasion de la présentation du projet de budget a été éliminé (disponible dans le Mémorial du Conseil municipal).

- Enfin, des articles de presse concernant les problèmes budgétaires de la Ville de Genève ainsi que les débats autour du vote du budget étaient présents de manière systématique. Bien que disponibles auprès d'autres sources (Service des périodiques de la Bibliothèque de Genève), ils ont finalement été conservés. Les éventuels discours du Conseil administratif prononcés à l'occasion de conférences de presse liées au budget leur ont été joints lorsqu'ils ont été retrouvés (le cas est cependant assez rare).