Manuscrits et archives

On trouvera ici des documents en liens avec l'élaboration du compte rendu financier de la Ville de Genève, du bilan et du rapport de gestion du Conseil administratif à l'appui des comptes. Cette sous-série documente plus particulièrement le processus d'élaboration de ces documents à travers les étapes successives de leur production : planning d'élaboration du compte rendu financier, envoi d'un message aux services leur demandant de transmettre les informations comptables à la Comptabilité générale, va-et-vient des documents entre la Direction des finances / Comptabilité et les services, au cours des différentes étapes du bouclement des comptes et de l'élaboration du bilan, envoi des versions définitives à l'imprimerie, présentation des comptes et rapport de gestion du Conseil administratif devant le Conseil municipal, renvoi en Commission des finances, réponses aux questions de la Commission, acceptation des comptes par le Conseil municipal, acceptation des comptes par l'autorité cantonale.

Dans cette série, il figure notamment une version détaillée du bilan d'entrée et du bilan de la Ville de Genève. Ces documents sont complétés par les justificatifs du bilan accompagnés de leurs annexes. On y trouvera également de nombreux listings du compte rendu sous ses différentes formes (présentation administrative, comptable ou fonctionnelle) parfois de manière plus complète que dans les versions publiées de ce document. On trouvera encore des notes, des statistiques, des rapports et de la correspondance en lien avec l'avancement du processus d'élaboration du budget. Parmi ces documents, les éléments témoignant des activités et des contacts entretenus avec la Commission des finances et le Contrôle financier ont été mis en évidence. Pour terminer, des articles de presse en lien avec les comptes rendus ou la situation financière de la Ville de Genève peuvent y figurer de manière ponctuelle.

4,5 ml de documents en vrac ont été ajoutés en 2009, aux quelques 0,5 ml de documents déjà présents dans cette série. La série 152.CRF (Compte rendu financier) a également été retirée du fonds de la Comptabilité générale pour y être intégrée (0,6 ml). Les documents en lien avec l'élaboration du compte rendu financier mélangeant de toute manière des éléments de la Direction des finances et de la Comptabilité générale, nous avons décidé de concentrer tous les documents en lien avec ce processus en un même endroit. Le procédé de traitement de ces documents n'a cependant pas permis de conserver les anciennes cotes de la série 152.CRF. En effet, du fait de l'aspect très hétérogène de cet ensemble, dû à un traitement effectué par des intervenants différents sur des parties distinctes les unes des autres, nous avons également appliqué les critères de tris retenus aux documents déjà classés. Cette décision a permis d'uniformiser la présentation et l'organisation de la série. Cependant, cette manière de faire a entraîné la destruction d'une partie des documents originaire du fonds de la Comptabilité générale (doublons) et la dispersion des éléments restant au sein de l'ensemble déjà classé.

Les critères de tris appliqués ont été les suivants :

- Nous avons détruit les documents de travail intermédiaires et notes manuscrites. Seuls les notes, tableaux et rapports sous leur forme finale ont été conservés.

- Les demandes de crédits supplémentaires des services ont été éliminées (les demandes de plus de 50'000 CHF.- figurent dans le Mémorial du Conseil municipal à la présentation du Compte rendu financier avec leur justification).

- Concernant le compte rendu financier, nous avons conservé les présentations comptables et fonctionnelles des listings, ainsi que la version administrative lorsqu'elle apportait des informations supplémentaires par rapport à la version publiée de ce document. Toutes les autres versions de ces documents ont été éliminées. Cela comprend notamment tous les listings réalisés selon la présentation économique (pour les besoins statistiques de la Confédération).

- Nous avons également conservé les listings présentant des versions plus détaillées du bilan que celles disponibles dans les documents publiés. Les justificatifs du bilan et leurs annexes ont été intégralement conservés. Enfin, le bilan d'entrée a été conservé lorsqu'il a été retrouvé.

- Tous les documents relatifs à l'élaboration du rapport de gestion du Conseil administratif ont été éliminés (la version finale de ce document figure dans le Mémorial du Conseil municipal).

- Nous avons également conservé l'intégralité des documents liés aux contacts avec le Contrôle financier. Cette dernière catégorie est cependant assez peu présente dans cette série.