Le fonds de l'Etat civil se compose majoritairement des actes d'état civil, conservés dans des registres, et des pièces justificatives qui ont permis l'établissement de ces actes. Il contient des documents en provenance du Service de l'état civil de la Ville de Genève, mais également en provenance des communes fusionnées des Eaux-Vives, du Petit-Saconnex et de Plainpalais, répartis en séries, selon le type de document :
- Séries A à D : les registres de l'Etat civil eux-mêmes, recensant naissances, mariages, divorces et décès, pour les communes des Eaux-Vives, du Petit-Saconnex et de Plainpalais, ainsi que pour la Ville de Genève. Pour ces séries, les Archives de la Ville de Genève conservent les volumes suivants :
Série A : Ville de Genève : naissances 1850-1899 ; Ville de Genève : mariages et divorces 1850-1929 ; Ville de Genève : décès 1850-1959
Série B : Commune des Eaux-Vives : naissances, mariages et décès 1849-1899
Série C : Commune du Petit-Saconnex : naissances, mariages et décès 1850-1899
Série D : Commune de Plainpalais : naissances 1849-1899 ; Commune de Plainpalais : mariages 1849-1929 ; Commune de Plainpalais : décès 1849-1930
- Série E : les répertoires alphabétiques relatifs aux registres de l'Etat civil, pour la Ville de Genève, ainsi que pour les communes du Petit-Saconnex et de Plainpalais. Il n'y a pas de répertoires pour la commune des Eaux-Vives. Ces répertoires se rapportent à des registres conservés aux Archives d'Etat (pour la période antérieure à 1849-1850), à des registres conservés aux Archives de la Ville, ainsi qu'à des registres encore au Service de l'état civil (pour certains registres du 20ème siècle). Ces répertoires couvrent les périodes suivantes : Ville de Genève : naissances (1797-1933) ; Ville de Genève : mariages (1797-1932) ; Ville de Genève : divorces (1882-1977) ; Ville de Genève : décès (1799-1932) ; commune du Petit-Saconnex : naissances (1693-1931) ; commune du Petit-Saconnex : mariages (1692-1931) ; commune du Petit-Saconnex : décès (1715-1931) ; commune de Plainpalais : naissances et mariages (1798-1931) ; commune de Plainpalais : décès (1798-1931).
- Série F : la cartothèque qui permet une recherche par nom pour les quatre communes. Elle a été établie dès 1900. Les Archives de la Ville en détiennent les années 1900-1929 pour les mariages et les années 1900-1959 pour les décès.
- Série G : La série G contient différents types de pièces justificatives:
Pièces justificatives B : Ces pièces sont relatives à des actes effectués en dehors de l'arrondissement, concernant des ressortissants de l'arrondissement, habitants ou originaires. Transmises par les services d'état civil d'autres communes ou de l'étranger, elles permettent l'établissement des registres B.
Carnets d'enregistrement : Ces carnets semblent constituer une étape intermédiaire avant l'inscription des actes de naissances et de décès dans les registres. Ils intègrent les informations transmises à l'Etat civil par la famille, une sage-femme, un médecin ou l'hôpital, avant le système des déclarations de naissances et de décès. Les deux systèmes se chevauchent cependant pour la période 1937-1953.
Déclarations de naissances et de décès : Ces déclarations se présentent sous la forme de fiches, généralement en provenance d'un hôpital ou d'une clinique (même si quelques fiches concernent notamment les décès à domicile).
Publications de mariage : peu de publications de mariage sont parvenues aux Archives de la Ville : pour la Ville elle-même, un répertoire de registre de publications de mariage pour la période 1852-1859 et, pour la commune de Plainpalais, quelques registres de publications de mariage datés du tournant du 20ème siècle.
Naturalisations : cette série ne contient que quelques documents envoyés aux communes par le Bureau cantonal de l'Etat civil entre 1916 et 1930.
- Série H : la série H concerne la gestion du Service de l'état civil en tant qu'entité administrative. Elle ne concerne que la Ville de Genève et la période postérieure à la fusion.
