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Service de l'état civil Inventaire complet (pdf)

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Présentation des notices

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  • 540.H - Administration
    Niveau de description : Série
    Evaluation, tris, éliminations :

    Plusieurs classeurs ont été entièrement éliminés. Ils contenaient des documents en lien avec le Conseil administratif et le Conseil municipal pour les années 1979-1999 (extraits de séances du Conseil administratif, notes à l'ensemble des directeurs et chefs de service, discours de législature, calendriers des séances, mémoriaux du Conseil municipal, ...), ainsi que des procès-verbaux de la Commission sociale et de la jeunesse pour les années 1989-2007. Parmi ces derniers, quelques documents ont été réintégrés dans la série de la Commission elle-même (cote: AVG 01.C.10), lorsqu'ils permettaient de combler des trous.

    ark:/30782/vta6abd550d8356af1c

    • 540.H.1 - Correspondance
      Niveau de description : Sous-série
      Evaluation, tris, éliminations :

      De manière générale, les documents suivants ont été éliminés dans les dossiers de correspondance: cartes de voeux, invitations à des événements extérieurs à l'Etat civil, publicités, offres spontanées, avis de changement d'adresse.

      ark:/30782/vta97f0257417e03a69

      • 540.H.1.1 - Correspondance générale
        Niveau de description : Sous-série
        ark:/30782/vta6dbd63905d3c6cc9

        • 540.H.1.1/1 - Correspondance : A-D
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1987-1999
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtae70ab79f0a427548

        • 540.H.1.1/2 - Correspondance : E-Z
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1987-1999
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta8fb5f82492b028e0

        • 540.H.1.1/3 - Correspondance : A-L
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 2000-2006
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta1e8f58ff4949f60d

        • 540.H.1.1/4 - Correspondance : M-Z
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 2000-2006
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtaad98e6a6a9d7e852

      • 540.H.1.2 - Correspondance avec le département
        Niveau de description : Sous-série
        Evaluation, tris, éliminations :

        Les dossiers relatifs au département dont fait partie l'Etat civil contenaient de nombreux documents concernant le Département des affaires sociales, des écoles et de l'environnement lui-même qui ont été éliminés: notes internes et lettres d'information des différents services, invitations, coupures de presse, avis d'absences du chef de département, attributions des départements, nominations des chefs de service, séminaires annuels, modèles de lettres, rappels de procédures, agendas des interventions du magistrat, convocations et procès-verbaux pour les conférences des chefs de services, convocations à des séances de travail, notes de travail ... Seuls les documents en lien avec l'Etat civil ont été conservés.

        ark:/30782/vta9cf091a83469e6b5

        • 540.H.1.2/1 - Correspondance avec le département
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1988-1995
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtabe24ca8eeeff8fbc

        • 540.H.1.2/2 - Correspondance avec le département
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1981-2003 (surtout 1995-2003)
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta58fb5ab776ddd807

    • 540.H.2 - Finances
      Niveau de description : Sous-série
      Notes :

      Les rapports divers du service étaient intégrés dans les classeurs financiers. Pour cette raison, ils forment une série de la partie "Finances".

      ark:/30782/vta778da9b2fd51c42b

      • 540.H.2.1 - Rapports
        Niveau de description : Sous-série
        ark:/30782/vta343a4025a2362775

        • 540.H.2.1/1 - Statistiques
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1962-1993
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          Notes :

          Certaines statistiques de mariages concernent les années 1936, 1961, 1976 et 1986.

          ark:/30782/vta7615bb5ec3bda69e

        • 540.H.2.1/2 - Rapports annuels
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1966-2001
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta9a7e231f99802f21

        • 540.H.2.1/3 - Rapports de législature, rapports d'activité, autres rapports, tableau des budgets
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1967-1999
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta6590c9070e5df280

      • 540.H.2.2 - Budgets et comptes
        Niveau de description : Sous-série
        Evaluation, tris, éliminations :

        Les classeurs intitulés "Finances, budgets et comptes" comportaient des documents relatifs aux projets de budget, ainsi qu'à la comptabilité. Seuls les documents de synthèse ou apportant un éclairage sur tout ou partie du budget ont été conservés (justificatifs de modifications, demandes de crédit supplémentaire, demandes de création de postes de travail, demandes budgétaires, réponses aux questions des commissions, balances annuelles des comptes). Les versions imprimées des projets de budget et des budgets, les directives pour l'établissement du budget, les modèles de documents, les rapports du Conseil administratif à l'appui des projets de budget, les notes de travail, les documents comptables (factures, frais de déplacement, situations des crédits de fonctionnement, avances de caisse, relevés de comptes, ...) ont été éliminés.

        ark:/30782/vta841bce4de82d2ec2

        • 540.H.2.2/1 - Budgets et comptes
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1980-1991
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtae538397047dc3b15

        • 540.H.2.2/2 - Budgets et comptes
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1992-1998
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtaef1f86baab1a3811

        • 540.H.2.2/3 - Budgets et comptes
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1999-2003
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta57df01676dc34952

    • 540.H.3 - Ressources humaines
      Niveau de description : Sous-série
      Présentation du contenu :

      La série des ressources humaines contient les dossiers du personnel fixe et temporaire du service.

      Evaluation, tris, éliminations :

      Les dossiers du personnel ont été épurés suivant le calendrier de conservation pour ce type de dossiers. Les certificats médicaux, les décomptes horaires, les rapports d'enquête préalables à l'embauche, les certificats d'allaitement, les certificats de bonne vie et moeurs, les résultats scolaires des apprentis et les préavis relatifs aux augmentations ont ainsi été éliminés.

      Notes :

      Le classement originel séparait les dossiers antérieurs à 1980 et ceux postérieurs à cette date. Il a été conservé tel quel. Quelques dossiers de personnes ayant quitté le service avant 1980 sont cependant classés dans les fourres plus récentes.

      ark:/30782/vtabd560ed4c9b8d87c

      • 540.H.3/1 - Dossiers du personnel avant 1980 : A-H
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1953-1982
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta9fa2f87591b5e92b

      • 540.H.3/2 - Dossiers du personnel avant 1980 : I-P
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1942-1980
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta39afeaebf3e8968a

      • 540.H.3/3 - Dossiers du personnel avant 1980 : Q-Z
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1935-1980
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta3b2fb7de4efd9c36

      • 540.H.3/4 - Dossiers du personnel : A-Bi
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1966-2004
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta9f053923f9e0ca7c

      • 540.H.3/5 - Dossiers du personnel : Bo-Cl
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1963-2005
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vtaa5bf48c50bcd5b59

      • 540.H.3/6 - Dossiers du personnel : Co-E
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1964-2004
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta31d0e518121623c6

      • 540.H.3/7 - Dossiers du personnel : F-G
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1970-2006
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta66d44dc296795b51

      • 540.H.3/8 - Dossiers du personnel : H-L
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1961-2005
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta05431e670a38e2cb

      • 540.H.3/9 - Dossiers du personnel : Ma-Mi
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1966-2005
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vtacce831f170dd0aa7

      • 540.H.3/10 - Dossiers du personnel : Mo-Pe
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1979-2005
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta34cf50c8d5d7264e

      • 540.H.3/11 - Dossiers du personnel : Pi-Si
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1981-2006
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta0ea070dab1a5d578

      • 540.H.3/12 - Dossiers du personnel : Sp-T
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1948-2004
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vtaf83f228c156e8fc0

      • 540.H.3/13 - Dossiers du personnel : U-Z
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1984-2006
        ark:/30782/vta64ea2a8ed881ee6d

    • 540.H.4 - Communication
      Niveau de description : Sous-série
      Présentation du contenu :

      Les dossiers "Communication" concernent les informations transmises à l'extérieur, les médias, les publications et les impressions. Ils contiennent des communiqués de presse, des coupures de presse, des documents en lien avec la publication des listes de naissances et de mariages, ... Quelques pièces de correspondance liées à des événements précis y figurent également.

      Evaluation, tris, éliminations :

      Pour cette série, ont été éliminés les directives générales concernant la communication (relations avec la presse, outils de travail, impressions, guide graphique), les notes et documents de travail non aboutis, les commandes d'ouvrages de référence, les mises à jour de l'annuaire téléphonique, les abonnements à des journaux, ainsi que les coupures de presse sans lien avec le service ou la thématique de l'Etat civil.

      ark:/30782/vta7c2e3ecbab4b4762

      • 540.H.4/1 - Communication
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1966-1998
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta673c01c963c54731

      • 540.H.4/2 - Communication
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : 1984-1999
        Importance matérielle et support : 1 fourre
        ark:/30782/vta850f88a3ab9515f8

    • 540.H.5 - Relations extérieures
      Niveau de description : Sous-série
      ark:/30782/vtad812150601217629

      • 540.H.5.1 - Amicale des secrétaires de mairie - Association genevoise des secrétaires communaux
        Niveau de description : Sous-série
        Présentation du contenu :

        Cette série se compose des documents conservés par M. Raymond Donnat, membre de l'association. Elle contient les listes de membres, les états des comptes et les procès-verbaux de l'Amicale des secrétaires de mairie qui devient, en 1989, l'Association genevoise des secrétaires communaux.

        Evaluation, tris, éliminations :

        Les lettres de cotisation, les menus, les convocations (en présence des procès-verbaux correspondants), ainsi que l'organisation de sorties ont été éliminés.

        ark:/30782/vta76bce96b9e5d842e

        • 540.H.5.1/1 - Amicale des secrétaires de mairie
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1976-1989
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          Notes :

          Contient une photographie.

          ark:/30782/vta694a013e7179dddc

        • 540.H.5.1/2 - Association genevoise des secrétaires communaux
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1989-1993
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vta0406ce2742761dff

        • 540.H.5.1/3 - Association genevoise des secrétaires communaux
          Niveau de description : Dossier
          Dates extrêmes : 1994-2001
          Importance matérielle et support : 1 fourre
          ark:/30782/vtad0b76c23f224ab47

    • 540.H.6 - Documentation
      Niveau de description : Sous-série
      ark:/30782/vta74ff89490511a137

      • 540.H.6/1 - Famille Burgnyer de la Rossinière : notice généalogique abrégée
        Niveau de description : Dossier
        Dates extrêmes : [1926]
        Importance matérielle et support : 1 album
        ark:/30782/vtab85f4c65f8510e03