Manuscrits et archives

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  100.D - Budget et comptes

  Niveau de description : Série

  Dates extrêmes : s.d., 1925-2001

  Présentation du contenu :

  Il s'agit des documents de travail relatifs à la préparation du budget, du compte rendu financier et du bilan de la Ville de Genève. Cette série contient des documents provenant de la Direction des finances, mais également de la Comptabilité générale. En effet, bien qu'officiellement crée en 1986, une entité faisant office de direction existe déjà, de fait, bien avant cette date. La mise sur pied du projet de budget et du compte rendu financier exige une collaboration étroite entre cette direction et le Service de la Comptabilité générale. C'est cette proximité et, pour la période antérieure à 1986, le flou à propos du statut de la direction, qui explique en partie les mélanges et les incertitudes existants dans la provenance des documents au niveau de cette série.

  Ces documents mettent en lumière les processus internes d'élaboration du budget, du compte rendu financier et du bilan. Couvrant une période allant du début des années soixante jusque dans les années nonante ils permettent de suivre l'apparition des nouvelles règles et pratiques en matière comptable ainsi que leur mise en application au niveau de la Ville de Genève. Ils documentent également les contacts établis avec le législatif à travers la Commission des finances du Conseil municipal. Cette série retiendra également l'attention des personnes qui rechercheraient des informations comptables et budgétaires, complémentaires à celles figurant dans les documents officiels publiés.

  Evaluation, tris, éliminations :

  Les documents présents dans cette série ont des provenances variées. Une partie d'entre eux provient d'un ancien fonds, AVG.152 Budget, qui en a formé le squelette. Par la suite, plusieurs ensembles à la provenance incertaine (Direction, Comptabilité générale ou Magistrat) ont été ajoutés sur une base thématique. Ces ensembles, traités par des personnes différentes, à des périodes parfois distantes, ressemblaient plus à une collection d'éléments hétérogènes mis bout à bout, qu'à un tout véritablement structuré. C'est pourquoi, en 2009, à l'occasion de l'insertion d'un nouveau lot de documents, nous avons appliqué les critères de tris retenus à l'ensemble des documents déjà présents au sein de la série. Nous avons également profité de l'occasion pour en retoucher et en simplifier la structure.

  L'utilisation d'un principe thématique pour rassembler les éléments en liens avec le budget et le compte rendu financier a été utilisée pour remédier à la dispersion et au manque de structure des documents. Cette situation s'explique d'une part par l'état des fonds versés (versements multiples, provenances incertaines, documents en vrac) et d'autre part par le mode d'élaboration du budget et du compte rendu financier. Celui se caractérise en effet par de nombreux allers-retours des documents et des projets entre la Direction des finances, le Magistrat délégué aux finances, le Conseil administratif, la Commission des finances et le Conseil municipal. C'est également la raison pour laquelle ces mêmes documents sont susceptibles de se retrouver dans d'autres séries et d'autres fonds des Archives de la Ville de Genève. Par exemple, dans ce fonds, la série 100.B « Conseil municipal » contient des documents relatifs aux crédits extraordinaires votés par le Conseil municipal ainsi qu'aux l'intervention des commissions du Conseil municipal. De même, les fonds « 152. Comptabilité générale » ou « 01.Conseil municipal » contiennent des documents en lien avec ces thématiques.

  L'orientation générale en matière de tri a été de conserver les éléments finaux synthétisant les informations en bout de chaîne. En cas d'absence du document final, le dernier document en date a été conservé par défaut. Pour le reste, les critères de tris appliqués ont été les suivants :

  - Les doublons ont été systématiquement éliminés.

  - Les extraits des Procès-verbaux du Conseil administratif et les extraits du Mémorial du Conseil municipal ont été éliminés dans la plupart des cas (les originaux sont respectivement disponibles dans les Procès-verbaux des séances du Conseil administratif et dans le Mémorial du Conseil municipal).

  - Les copies de procès-verbaux des séances du Conseil administratif ont été éliminées (présents dans les Procès-verbaux des séances du Conseil administratif). Un ou deux procès-verbaux de séances extraordinaires ont cependant été conservés, car ils ne figuraient pas dans les registres des séances du Conseil administratif.

  - La correspondance mêlée aux dossiers a été éliminée lorsqu'elle n'apportait pas d'informations supplémentaires sur le sujet (lettre accompagnant l'envoi d'un rapport, absence ou présence à des réunions...).

  - Concernant la Commission des finances, nous avons été attentifs à conserver un maximum de documents. Toutefois, lorsque les documents finaux transmis à la Commission étaient disponibles, les brouillons, les documents de travail et la documentation ayant servi à les élaborer ont été éliminés. Ces éléments n'ont été conservés que dans les cas ou le document final transmis à la Commission des finances n'était pas disponible.

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    100.D.1 - Elaboration du budget

    Niveau de description : Sous-série

    Dates extrêmes : 1960-2001

    Présentation du contenu :

    Cette série contient des documents en lien avec l'élaboration du budget de la Ville de Genève. Elle documente plus particulièrement le processus d'élaboration du projet de budget présenté au Conseil municipal. Ces archives dévoilent les étapes successives de la production de ce document : acceptation du planning d'élaboration du projet de budget par le Conseil administratif, envoi d'un ordre de service demandant aux services d'évaluer et justifier leurs besoins budgétaires pour l'année à venir, rassemblement de ces informations par la Comptabilité générale et la Direction des finances, élaboration d'un premier projet de budget, présentation de ce document au Conseil administratif, va et vient du projet de budget entre le Conseil administratif et la Direction des finances en fonction des séances consacrées à son étude, élaboration du rapport à l'appui du projet de budget par le Conseil administratif, envoi des documents à l'imprimerie, présentation du projet de budget au Conseil municipal, renvoi en Commission des finances, réponses aux questions et modifications apportées au projet de budget par la Commission des finances, votes et éventuelles modifications du budget par le Conseil municipal, acceptation du budget par l'autorité cantonale, possibilité de référendum et/ou demande des douzièmes provisoires si le Conseil municipal ne parvient pas à voter le budget avant fin décembre.

    Cette série contient notamment des listings du projet de budget et du budget sous différentes formes (présentation administrative, comptable ou fonctionnelle) parfois de manière plus complète que dans les versions publiées de ces documents. On signalera aussi la présence des justificatifs fournis par les services à propos de leurs éventuelles variations budgétaires. On notera encore la présence d'analyses, de statistiques et de rapports sur la situation économique et budgétaire, la perception des centimes additionnels ou l'état d'avancement du projet de budget. Enfin, des articles de presse sur l'état des finances municipales ou les débats touchant au budget de la Ville peuvent également y figurer de manière ponctuelle. Pour terminer, on signalera que de la correspondance accompagne parfois le contenu des dossiers.

    Evaluation, tris, éliminations :

    6,5 ml de documents en vrac ont été ajoutés en 2009, en plus des quelques 4 ml de documents déjà présents dans cette série. Du fait de l'aspect très hétérogène de l'ensemble, dû à un traitement effectué par des personnes différentes sur des segments limités, nous avons également appliqué les critères de tris aux documents déjà classés. Cette manière de procéder a permis d'uniformiser la présentation et l'organisation de cet ensemble.

    Les critères de tris appliqués ont été les suivants :

    - Nous avons détruit les documents de travail et récapitulatifs divers tels que : Modifications proposées, modifications éventuelles, modifications à apporter, modifications en cours de chiffres, modifications apportées par le Conseil administratif, récapitulatif provisoire, sommes disponibles pour un éventuel abattement, évaluation partielle, point de situation en cours de procédure, notes de travail...Dans leur grande majorité, ces documents se présentaient sous la forme de listings ou de listes manuscrites.

    - Par contre, les documents, notes et rapports proposant une analyse ou une synthèse de la situation ont été systématiquement conservés.

    - Concernant le projet de budget, seules les versions suivantes ont été conservées :

    a) la version du projet de budget de la Direction des finances (avec justificatifs des services) ayant servi de référence pour l'édition du projet de budget présenté au Conseil administratif.

    b) la version du projet de budget présentée au Conseil municipal.

    c) les tirages des présentations fonctionnelles et spécifiques du budget voté par le Conseil municipal ou à la date la plus tardive lorsque cette version n'était pas présente. On notera qu'à partir des années quatre-vingt, il existe plusieurs types de présentation fonctionnelle : une version « fonctionnelle normale », une version « fonctionnelle Ville de Genève » et enfin une version « fonctionnelle Département de l'Intérieur et de l'Agriculture ». Ces trois présentations ont été conservées pour la version votée du budget lorsqu'elles étaient disponibles.

    - Toutes les autres versions et listings de ce document ont été éliminées. Cela comprend tout ce qui relève du pré budget, les listings et tirages du budget selon la présentation administrative (la version présentée dans la version éditée du budget), tous les listings du budget selon la présentation économique (réalisé en raison de besoins statistiques de la Confédération), toutes les versions intermédiaires des présentations fonctionnelles et spécifiques ainsi que les versions éditées du budget voté par le Conseil municipal (disponible en salle de consultation).

    - Tous les documents relatifs à l'élaboration du rapport du Conseil administratif à l'appui du projet de budget ont été éliminés (la version finale de ce document figure dans le Mémorial du Conseil municipal).

    - De même, tout ce qui avait trait au discours du Conseil administratif à l'occasion de la présentation du projet de budget a été éliminé (disponible dans le Mémorial du Conseil municipal).

    - Enfin, des articles de presse concernant les problèmes budgétaires de la Ville de Genève ainsi que les débats autour du vote du budget étaient présents de manière systématique. Bien que disponibles auprès d'autres sources (Service des périodiques de la Bibliothèque de Genève), ils ont finalement été conservés. Les éventuels discours du Conseil administratif prononcés à l'occasion de conférences de presse liées au budget leur ont été joints lorsqu'ils ont été retrouvés (le cas est cependant assez rare).

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      100.D.1/220 - Budget 1989 : Documents en lien avec la Commission des finances

      Niveau de description : Dossier

      Dates extrêmes : 1988

      Importance matérielle et support : 1 fourre

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